Par Camille Duflot - Bien gérer mon activité

Tout le monde s’est déjà senti débordé au travail. Le stress fait partie de notre quotidien ce qui rend nos tâches plus longues et moins passionnantes. Bien organiser sa journée de travail relève parfois du défi, surtout quand on est indépendant. Être organisé n’est pas une qualité innée, cela s’apprend et s’entretient. MY-ROCKET, spécialiste des RH, vous aide à devenir organisé !  

S’organiser dans le temps et l’espace

📈 Déterminez vos pics de productivité

Pour organiser votre journée au mieux, vous devez définir quelle est la période la plus propice pour réaliser vos tâches complexes et importantes. Êtes-vous plutôt en forme la matinée ou après le déjeuner ? En répondant à cette question, vous aurez déjà un premier élément pour organiser votre journée.

📆 Gérez votre agenda

L’agenda est l’élément clé d’une bonne organisation ! Il est essentiel d’avoir un calendrier à jour afin d’éviter de partir dans tous les sens.

En ouvrant votre agenda, vous libérez votre esprit ! En un coup d’œil, vous avez une vision globale des tâches que vous devez accomplir, des prochaines deadlines et rendez-vous.

Retenez une chose : c’est illusoire de vouloir bien gérer son temps, sans avoir une vision d‘ensemble des événements à venir.

➡️ Pour aller plus loin : Organiser son temps

📋 Hiérarchisez vos tâches

Toute organisation passe aussi par une hiérarchisation. Vous devez prendre du recul !

Avant de vous lancer dans une tâche, demandez-vous si elle est vraiment importante et nécessite une action immédiate. Vous ne pouvez pas tout faire et tout gérer en même temps, vous devez H I É R A R C H I S E R.

Distinguez parmi l’ensemble de vos tâches, celles qui relèvent de l’urgent et de l’important. Ainsi, vous saurez tout de suite par quel dossier commencer.

➡️ Pour aller plus loin : Gestion des priorités

🌟 Limitez-vous aux tâches les plus importantes

Pour être efficace, il vaut mieux ne pas programmer plus de cinq tâches importantes par jour.

Selon vos préférences, commencez les tâches les plus fastidieuses avant de vous occupez des plus intéressantes. Vous pouvez également alterner ces dernières tout au long de la journée.

Abordez vos tâches dans un esprit positif pour les achever plus rapidement. Fixez-vous des objectifs afin de ne pas traîner sur des tâches qui peuvent être réaliser rapidement. Pensez à décomposer les activités complexes pour avancer petit à petit.

💡 Pour vous aider dans la gestion de vos tâches, voici une sélection intéressantes d’outils de gestion de projet.

🖥 Organisez votre espace de travail

Votre espace de travail doit être propice à un travail efficace. Nettoyez-le au fur et à mesure et gardez à portée de main les éléments indispensables : téléphone, stylo, cahier…

Vous devez le rendre fonctionnel afin de ne pas perdre de temps inutilement. Vous augmenterez ainsi votre productivité et diminuerez votre niveau de stress. Les motifs, couleurs, formes… peuvent vous aider à reconnaître facilement les éléments de travail.

➡️ Pour aller plus loin : Organiser son bureau

Gérer votre temps efficacement

⏱ Estimez le temps nécessaire pour chaque tâche

Pour avancer sur vos différents projets, vous devez estimer pour chaque tâche, le temps nécessaire pour l’accomplir. Il peut être frustrant de passer plusieurs heures sur quelque chose que l’on aurait pu faire en une demi-heure.

Si vous constatez un écart important, essayez de trouver ce qui cloche.

🤯 Ne cherchez pas à faire plusieurs tâches à la fois

Des études scientifiques ont montré que le cerveau humain était incapable de faire deux choses simultanément. Le cerveau réalise des allers-retours incessants d’une tâche à une autre sans se focaliser réellement sur l’une d’entre elles ! C’est donc totalement contre-productif.

Concentrez-vous sur une tâche à la fois ! Pour bien avancer sur une tâche, vous devez vous y consacrer à 100%. Finissez chaque tâche avant de passer à une autre, cela vous évitera de vous disperser.

📲 Ne vous laissez pas distraire !

Face aux sollicitations constantes que vous recevez, vous devez rester concentré. Supprimez toutes les notifications sonores ou visuelles de votre téléphone…

Prenez de la distance par rapport à votre smartphone et boite mail. Dédiez une tranche horaire spécialement dédié à la lecture de vos mails afin de rester concentrer tout au long de la journée !

➡️ Pour aller plus loin : Gérer ses mails

🧘‍♀️ Prévoyez l’urgence 

Ne surbookez pas votre agenda, il peut toujours y avoir une urgence à gérer. Si ce n’est pas le cas, vous aurez l’occasion de terminer un travail, avancer sur vos missions moins importantes…

🙄 Ne reportez pas vos tâches sans raisons valables

Procrastiner est une véritable perte de temps et d’efficacité. La tentation de se lever plus tard, l’envie de vaquer à d’autres occupations… sont de mauvaises raisons pour reporter une activité.

Nous vous conseillons plutôt de vous aménager des temps de pause dans la journée. Cela vous permettra d’être plus concentré et plus efficace pendant vos heures de travail effectives.

 

Vous disposez désormais de toutes les cartes en main pour mieux gérer votre organisation. Sachez que s’organiser est un processus qui prend du temps à mettre en place et surtout qui doit s’affiner au fil du temps !

Article rédigé le 14 Oct 2019

Les commentaires sont fermés.