Par Johan Sellitto - Bien gérer mon activité

Ils s’entassent de jour en jour, sont rarement triés à temps, nous obsèdent plus que de raison du matin jusqu’au soir… Vous l’aurez peut-être deviné, il s’agit des emails ! Aujourd’hui, les travailleurs français passeraient environ 3 heures par jour à consulter leurs messages électroniques, parfois dès la sonnerie du réveil ! Un phénomène qui, en plus de constituer une perte de temps considérable, n’est pas sans conséquence sur la santé mentale des professionnels. Comment gérer son afflux de mail sans devenir totalement accro ? Voici nos 8 astuces pour vivre plus sereinement votre relation avec votre boite de messagerie !

Astuce #1 : Limitez l’ouverture de votre boite mail

L’ouverture compulsive de messagerie est une réalité. Nombreux sont en effet les travailleurs qui « vérifient » plusieurs fois par heure leur boite mail sans raison apparente. Un comportement qui, lorsqu’il n’est pas jugulé à temps, peut rapidement se transformer en obsession incontrôlable.

Pour limiter l’ouverture de sa boite mail, il existe plusieurs techniques. L’une d’elles consiste à retarder petit à petit la première ouverture du matin pour prendre le temps de se focaliser sur des tâches autrement plus importantes.

Autre geste à adopter pour amoindrir votre propension à cliquer frénétiquement sur l’icône d’ouverture toutes les 15 minutes : en compliquer l’accès en la déplaçant du bureau (ou de votre navigateur Internet) vers un répertoire plus profond.

Si cette technique ne vous empêchera évidemment pas d’accéder à l’objet de votre convoitise, elle vous permettra néanmoins de prendre plus facilement conscience de votre addiction.

Astuce #2 : Classez vos mails en fonction des urgences

Il y a des mails « urgents » et d’autres qui peuvent largement patienter dans votre boite ; il y a des contacts avec lesquels vous avez l’habitude de communiquer sur des éléments cruciaux (vos clients par exemple) et d’autres qui vous contactent généralement pour des raisons plus futiles, ou tout du moins, moins urgentes.

Par conséquent, apprenez à organiser votre messagerie en tirant parti du système de filtres mis à votre disposition afin de recevoir les emails potentiellement les plus importants dans un répertoire spécialement dédié.

Astuce #3 : Adaptez vos messages d’absence

Tous les professionnels connaissent cette sensation de fébrilité mêlée d’angoisse qui accompagne l’ouverture de leur messagerie au retour de vacances. Les yeux rivés sur le compteur de messages qui ne cesse de gonfler, la motivation décroit de seconde en seconde.

Au lieu de « promettre » à vos contacts que vous prendrez le temps de répondre à leurs messages une fois revenu au bureau, préférez un message d’absence leur proposant de vous recontacter à votre retour. Vous avez peur que votre requête finisse aux oubliettes ? Rassurez-vous, si c’est urgent, on ne manquera pas de vous recontacter !

Astuce #4 : Evacuez un maximum de mails

Cela semble être une solution un peu radicale. Pourtant, c’est un geste quotidien très simple à mettre en place : dès ouverture de votre boite mail, parcourez l’ensemble de vos emails. Vous n’êtes pas forcément obligé d’ouvrir l’ensemble des messages ; parfois, un simple coup d’oeil à l’objet du mail suffit !

Ceci étant fait, traitez tous les mails auxquels vous pouvez répondre rapidement, c’est-à-dire ceux qui nécessiteront moins de 5 minutes de votre temps. Vous serez surpris de constater les effets bénéfiques sur votre boite mail et…votre moral !

Astuce #5 : Attendez le lendemain avant de répondre

Beaucoup de professionnels font l’erreur de répondre dans les minutes qui suivent la réception d’un email. Problème : à force d’interrompre son travail pour répondre aux multiples sollicitations qu’on reçoit à longueur de journée, il devient quasiment impossible de se concentrer sur une tâche plus de 10 minutes.

Pourtant, la plupart du temps, votre interlocuteur n’attend pas de réponse dans les heures qui suivent (les vraies urgences sont souvent directement traitées par téléphone), alors pourquoi vous précipiter ?

Adoptez plutôt la méthode suivante : laissez vos emails patienter une petite journée, et le lendemain, après avoir fait un peu de tri, réservez-vous un créneau pour traiter vos messages de la veille (et uniquement ceux-là !).

Astuce #6 : Décrochez votre téléphone

Certaines discussions par mails interposés ont tendance à s’éterniser plus que de raison, grignotant votre temps et mettant à mal votre patience.

Et s’il n’était pas plus simple et plus rentable de décrocher votre téléphone afin de régler en quelques minutes ces échanges inutiles ?

 

traiter les urgences

 

Astuce #7 : Désactivez les notifications automatiques

Très pratiques au quotidien, les smartphones ont une contrepartie perverse : en nous informant de l’arrivée de chaque nouveau mail, ils ont tendance à accaparer notre esprit.

Pour éviter d’être tenté de consulter votre messagerie à n’importe quel moment de la journée, notamment en dehors de vos heures de travail, pensez à désactiver les envahissantes notifications automatiques de votre smartphone ! Évidemment, il convient de faire de même sur votre tablette et votre ordinateur.

Astuce #8 : Osez supprimer la plupart de vos mails

Supprimer des mails ? Voici une idée qui devrait faire frémir plus d’un addict ! Et pourtant, à y regarder de plus près, un grand nombre des mails que vous recevez chaque jour n’attendent aucune réponse ou n’apportent aucune information véritablement utile. Et lorsque vous les avez pris en considération, pourquoi systématiquement les archiver puisque vous ne les relirez pas ? Moralité : osez remplir votre corbeille pour ne conserver que les messages auxquels vous prévoyez de répondre.

Évidemment, à moins d’en avoir vraiment l’utilité, il est également conseillé de vous désinscrire des newsletters. Surtout, n’attendez pas d’avoir reçu et supprimé 20 mails d’un même contact pour enfin vous décider à cliquer sur le lien de désinscription !

Astuce #9 : Préparez-vous des mails types

Étant donné votre fonction, vous êtes peut-être amené à répondre régulièrement à des questions qui portent sur des sujets similaires. Plutôt que de perdre votre précieux temps à écrire un mail à chaque fois que l’on vous sollicite pour les mêmes raisons, pourquoi ne pas tout simplement rédiger un mail type ou un document répondant aux questions fréquemment posées par vos contacts ? Gain de temps assuré !

Article rédigé le 11 oct 2017

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