Par Johan Sellitto - Bien gérer mon activité

En tant que travailleur indépendant, vous avez certainement remarqué à quel point il pouvait être difficile de gérer les priorités lorsque les tâches s’accumulent de jour en jour. Bien qu’il n’existe aucune recette miracle qui permettrait de travailler de manière fluide au quotidien, il nous est toutefois possible de citer quelques astuces permettant de mieux s’en sortir, même sous la pression.

#1 Privilégiez ce qui s’inscrit dans vos objectifs

Toute tâche, quelle que soit sa nature, doit concourir à la réalisation d’un objectif mesurable et réaliste. Si vous ne parvenez pas à déterminer vers quel objectif la tâche que vous vous apprêtez à réaliser tend à vous amener, c’est qu’elle n’est peut-être pas si utile que cela !

#2 Appliquez le principe de Pareto

Cette loi relativement célèbre, également connue sous le nom de loi des 20/80, stipule que 80 % des effets sont produits par 20 % des causes. Un principe qui se vérifie dans de nombreux secteurs, dont celui de la gestion de projet.

Concrètement, tentez d’identifier ces fameux 20 % qui produisent le plus de résultats, toujours en tenant compte des objectifs à atteindre, et concentrez vos efforts et votre énergie sur ces tâches.

#3 Méfiez-vous des activités trop attirantes !

Notre nature humaine nous pousse généralement à nous orienter en premier lieu vers des activités plaisantes. Le problème est que les tâches les plus agréables sont parfois les plus accessoires, quand elles ne sont pas complètement contre-productives ! À force de vous laisser mener par le bout du nez, vous pourriez perdre de vue vos véritables priorités. En d’autres termes : restez vigilants !

#4 Réalisez une matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower peut vous aider à mieux visualiser les tâches à accomplir en priorité. Elle se présente sous la forme d’un tableau composé de quatre carrés, chacun contenant une ou plusieurs tâches :

  • Les tâches importantes et urgentes, dont vous devez vous occuper en priorité
  • Les tâches importantes et non urgentes, que vous devez planifier avec soin
  • Les tâches peu importantes, mais urgentes, que vous devez également planifier ou déléguer, si vous en avez la possibilité
  • Les tâches à la fois peu importantes et peu urgentes, c’est-à-dire inutiles, que vous pouvez tout simplement éliminer de votre to-do list

matrice Eisenhower

#5 Ne faites pas trop confiance à votre mémoire

À force de vouloir tout retenir, vous encombrez votre esprit et perdez en efficacité et en lucidité. Pour éviter de vous retrouver mentalement surchargé à cause de toutes ces informations pas toujours très utiles, notez systématiquement les sollicitations, messages et échanges dans un tableur, un carnet ou un logiciel prévu à cet effet.

#6 Apprenez à rationaliser la gestion de vos emails

Si vous avez l’impression de ne pas parvenir à terminer vos tâches prioritaires à temps, jetez un œil du côté de vos mails. Comme vous le savez certainement déjà, une mauvaise gestion des mails peut engendrer une perte de temps considérable à l’échelle d’une semaine de travail.

Voici quelques conseils pour mieux gérer votre relation avec votre messagerie :

  • Désactivez les notifications relatives à votre messagerie, d’autant plus si vous êtes en train de réaliser une tâche importante
  • Planifiez le traitement de vos mails comme une tâche récurrente à part entière
  • Efforcez-vous ne pas consulter votre boite mail en dehors des moments prévus sur votre planning

En savoir plus : Bien gérer ses mails

#7 Faites régulièrement le point sur votre planning

Chaque début ou fin de semaine, accordez-vous de 15 à 30 minutes pour faire le point sur ce que vous avez réalisé la semaine précédente et ce que vous avez prévu de faire la semaine suivante. Ce petit rendez-vous hebdomadaire vous permettra de commencer votre semaine de travail plus sereinement et de mieux appréhender la gestion des priorités qui vous attendent.

#8 Prévoyez du temps pour les imprévus

Accordez-vous une à deux heures par jour pour gérer les petits et gros imprévus qui pourraient chambouler votre emploi du temps : appel à passer ou réunion à organiser en urgence, problème technique inopiné, tâche qui nécessite plus de temps qu’estimée. Ne laissez pas ces impondérables bouleverser votre planning !

#9 Organiser votre zone de travail pour être plus serein

Certains professionnels, en particulier ceux qui exercent un métier créatif, peuvent trouver une certaine forme d’inspiration dans leur manque d’organisation. C’est cependant loin d’être le cas de tout le monde. La plupart du temps, on travaille mieux et plus efficacement avec un bureau bien rangé.

Par conséquent, assurez-vous de ne rien laisser trainer d’inutile sur votre bureau, et surtout ne disposez pas les dossiers qui ne sont pas en cours de réalisation face à vous pour éviter d’y penser à chaque fois que vos yeux les survolent.

De plus, évitez également de recouvrir votre espace de travail de post-it. Inscrivez plutôt vos rendez-vous et autres appels à passer dans votre planning !

  Aller plus loin : Organiser son temps pour éviter le brun-out

Article rédigé le 11 Juil 2018

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