Par Johan Sellitto - Bien gérer mon activité

Comment travailler efficacement quand on mène la vie trépidante d’un consultant ou formateur ? C’est la question qui obsède la plupart des travailleurs indépendants, et notamment les professionnels qui viennent de se lancer à leur compte. Chacun a ses petites techniques pour réussir à mieux s’organiser et travailler plus vite. Voici quelques méthodes reconnues pour leur efficacité par celles et ceux qui les ont intégrés à leur routine quotidienne.

Organiser son espace de travail

Un environnement de travail bien rangé et organisé – cela inclut également votre ordinateur – permet de se mettre les idées bien au clair afin de travailler efficacement. Il est vrai qu’avoir ses outils de travail et ses documents sous la main, sans être perturbé par des monts de dossiers à trier ou des objets plus encombrants que véritablement utiles, permet généralement de mieux s’y retrouver dans le feu de l’action.

Un principe toutefois pas si immuable que cela. En effet, selon certaines études tout à fait sérieuses et les expériences de nombreux professionnels, il semblerait que le désordre possède également quelques vertus en matière de créativité.

Privilégier le rétro-planning au planning

Le rétro-planning consiste à fixer les différentes actions nécessaires à la réalisation d’une tâche en partant de la fin, et non du début.

De plus en plus utilisé par les professionnels, le rétro-planning permet de s’assurer que le projet est bien réalisable dans les délais estimés. Si ce n’est pas le cas, il suffit alors de décaler la date de livraison.

Se lever tôt pour commencer du bon pied

Une bonne habitude à prendre consiste à se lever tôt, non pas pour commencer à travailler aux premières heures du jour, mais pour pouvoir débuter la journée par une petite promenade, un peu de sport, une séance de Yoga, un bon bain, un petit déjeuner au calme…

L’objectif étant de se mettre dans de bonnes dispositions physiques et mentales pour pouvoir affronter sa journée de travail.

Prioriser et planifier ses tâches

Quand les tâches de toutes natures s’accumulent, il est parfois difficile de savoir par laquelle commencer, surtout lorsque le temps est compté. En y regardant de plus près, vous devriez pourtant pouvoir repérer des tâches plus cruciales que d’autres ; soit parce qu’elles sont indispensables à la poursuite de la mission, soit parce qu’elles possèdent une forte valeur ajoutée.

Sur cette base, classez les différentes tâches par catégorie d’importance. À l’intérieur de chaque catégorie, notamment dans la catégorie correspondant aux priorités, repérez les tâches les plus urgentes et les plus essentielles. Il ne vous reste plus qu’à réaliser votre planification, en réservant quelques créneaux pour les imprévus.

Cette méthode d’organisation vous permettra de prioriser plus facilement chacune des actions à mener. Nous vous conseillons également de vous fixer des objectifs de durée afin de ne pas trainer des pieds inutilement sur des tâches qui peuvent être traitées rapidement !

 

retro-planning et organisation

 

Être à l’écoute de son horloge biologique

L’une des plus grosses erreurs du professionnel indépendant consiste à planifier ses tâches sans tenir compte du déclin de son attention au fil de sa journée de travail. En effet, aussi compétent soit-il, le consultant n’en reste pas moins un être humain soumis à des règles biologiques difficiles à contourner.

Notez les moments de la journée ou les jours de la semaine où vous êtes plus efficace. Cela vous permettra de réserver les tâches nécessitant le plus gros investissement intellectuel aux moments où votre concentration est à son niveau maximum.

À l’inverse, les actions plus secondaires (classement des dossiers, rangement du bureau, réponse aux mails, réalisation des devis…) doivent être menées lorsque vous êtes moins efficace.

S’accorder des bulles de respiration

Même avec la meilleure volonté du monde, il est parfois très difficile de rester focalisé sur une tâche pendant plus d’une heure. Si vous sentez que la concentration vous abandonne ou que l’agacement commence à vous gagner, accordez-vous une pause d’un quart d’heure.

En effet, assez paradoxalement, prendre de courtes pauses à intervalles réguliers au lieu d’enchainer les heures sans relever la tête de son labeur permet bien souvent de gagner du temps de travail !

 

faire des pauses

 

Travailler sa mémoire

Pour de nombreux professionnels exerçant une activité intellectuelle, tenter de se souvenir de certaines informations, parfois cruciales, constitue une véritable perte de temps.

Un problème le plus souvent lié à des lacunes d’apprentissage héritées d’un système scolaire où l’on n’apprend pas vraiment à apprendre ; constat des plus amers que les outils numériques, qui font de plus en plus office de mémoire de substitution, ne concourent malheureusement pas à améliorer !

Heureusement, il n’est jamais trop tard pour apprendre à bien faire. À ce propos, les méthodes pour améliorer sa capacité de mémorisation ne manquent pas. Nous vous conseillons de jeter un oeil du côté des ouvrages de Sébastien Martinez et de Jean-Yves Ponce, deux spécialistes réputés de la mémoire.

Se concentrer sur une seule tâche à la fois

Certains professionnels se vantent d’être capables de réaliser plusieurs tâches en même temps. Une habitude parfois bien ancrée qui, contrairement à ce que l’on pourrait penser, met à mal la concentration et donc l’efficacité du professionnel qui s’y adonne en pensant bien faire.

Des études scientifiques ont en effet montré que le cerveau humain était incapable de faire deux choses simultanément ; l’illusion du multitasking est entretenue par le fait que le cerveau réalise en réalité des allers-retours incessants d’une tâche à une autre… sans jamais pouvoir se focaliser véritablement sur aucune des deux. Plutôt contre-productif !

En somme, plutôt que de céder aux vaines promesses du multitasking, nous vous conseillons de vous en remettre sur une méthode de travail largement éprouvée : se concentrer sur une seule tâche à la fois !

Article rédigé le 19 juil 2017

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