Par Vanessa VANDERHAEGHEN - Devenir consultant indépendant

La plupart de vos mails restent sans réponse ? Vous souhaitez faire en sorte que vos prochains messages ne finissent pas dans les spams de votre destinataire ? Vous voulez vous distinguer des milliers d’autres mails qui accaparent l’attention de votre correspondant ? Voici nos conseils pour maximiser vos chances de toucher votre cible et d’obtenir une réponse à vos mails !

Des professionnels de plus en plus sollicités

En tant que professionnel, vous recevez certainement de nombreux mails chaque jour. Des messages auxquels vous ne prêtez pas forcément attention d’ailleurs, que ce soit par manque d’intérêt ou par manque de temps. Prenez conscience qu’il en va de même du côté de vos prospects et contacts, régulièrement sollicités par des commerciaux, des clients, des prestataires, des agences et des consultants, sans compter les newsletters, publicités plus ou moins bien ciblées et les spams qui ont tendance à encombrer des boîtes mail qui ne désemplissent pas.  Faut-il pour autant faire une croix sur l’envoi de mails ? Certainement pas ! À condition de bien faire les choses !

Des objets soignés pour optimiser les taux d’ouverture

Pour maximiser les chances d’ouverture de vos missives numériques, rédigez un objet clair et informatif, mais surtout représentatif du contenu. Certains professionnels s’évertuent à envoyer des mails dont l’objet est sujet à diverses interprétations, quand il ne veut tout simplement rien dire.

Vous ne savez pas quoi choisir ? Rappelez-vous le but initial de votre message et vous devriez être en mesure de trouver un objet parfaitement adapté à la circonstance. Par exemple, si vous visez un besoin précis de votre cible, il peut être judicieux d’adapter une forme interrogative : « Besoin d’améliorer votre taux de conversion ? Découvrez les conseils d’un expert. » Il va sans dire qu’avec une telle promesse, vous ne pouvez pas vous permettre de décevoir votre destinataire !

Comment éviter la boîte à spams ?

 S’il convient évidemment d’éviter les fautes d’orthographe dans le corps de vos mails, il faut surtout redoubler de vigilance en ce qui concerne leur objet. En effet, une petite faute peut vous valoir un carton rouge d’entrée de jeu, surtout face à un destinataire pointilleux, et peut même transformer votre innocent courriel en « pourriel » jeté sans autre forme de procès dans la boîte à spams.

Enfin, certains mots sont à bannir (les fameux spam words), sous peine de finir automatiquement à la poubelle. C’est notamment le cas des mots « gratuit », « cadeau », « promotion », « offre exceptionnelle », « gagner de l’argent », « urgent », « facture », « spécialement pour vous », « casino », « profit », « opportunité », « gratuitement »… Autres éléments à éviter autant que possible : les symboles, les chiffres en début d’objet et l’abus de majuscules ou de ponctuation !

Clarté et efficacité

Des études ont montré qu’un destinataire retenait en moyenne environ 30 % de la totalité d’un message. C’est peu, même très peu ! Par conséquent, si vous voulez espérer être lu et surtout obtenir une réponse, dans des délais assez courts si possible, il va falloir faire preuve de concision et d’efficacité. Comme vous le savez, votre destinataire a sans doute mieux à faire que de passer une ou deux heures chaque jour à éplucher des dizaines de messages, et encore moins à y répondre ; il faut donc lui donner envie d’y consacrer un peu de son précieux temps !

Focalisez-vous sur un sujet bien spécifique en limitant le nombre d’informations délivrées. Si vous devez malgré tout faire preuve d’un minimum d’exhaustivité (pour présenter en détail votre solution, par exemple), placez les informations les plus importantes en haut de votre mail, de façon synthétique, pour éveiller la curiosité de votre correspondant. Vous pourrez ainsi développer votre propos dans le reste du mail.

N’oubliez pas de placer un Call-To-Action (CTA) afin d’inviter votre destinataire à visiter votre site pour en savoir plus au sujet de votre offre ou vous recontacter directement par mail ou par téléphone. Placé au-dessus de la ligne de flottaison, le CTA doit idéalement contenir un verbe d’action ou de l’impératif (« Je m’inscris à la newsletter », « Découvrez le livre blanc sur les bonnes pratiques du marketing en 2021 », « Gagnez en visibilité auprès de votre cible »…), censé inciter le prospect à passer à l’action !

Personnalisation des mails

S’il n’est pas toujours possible de personnaliser un mail à la virgule près, notamment si ce dernier est envoyé dans le cadre d’une campagne d’emailing plus global, efforcez-vous toutefois de créer de la proximité avec votre destinataire. Par exemple, il peut être judicieux d’ajouter son nom dans l’objet du mail, mais aussi dans le contenu, et d’employer la deuxième personne du pluriel pour l’impliquer davantage.

Attention à rester courtois, surtout si vous vous adressez à une personne que vous ne connaissez pas. Utilisez des formules de politesse en misant sur la sobriété pour ne pas paraître désespéré, hypocrite ou totalement déconnecté.

Une question de timing

Comme le rappelle une étude menée par GetResponse, une fois arrivée dans une boîte mail, la vie d’un courriel est très courte. Ainsi, 23,8 % des ouvertures des mails ont lieu dans l’heure suivant leur réception. Entre 2 et 4 heures, le taux chute à 8 %. Au bout de 24 heures, un mail a moins de 1 % de chance d’être ouvert. Autant dire que si vous souhaitez être lu, la période d’envoi de vos mails est tout aussi déterminante que le contenu de votre message.

On considère que le moment idéal pour envoyer un mail est entre 9h et 11h, plus spécifiquement vers 10h, moment où votre interlocuteur est le plus disposé à consulter ses mails et y accorder une certaine attention. Le problème, c’est que beaucoup de professionnels visent ce même créneau, ce qui peut avoir un effet contraire aux résultats attendus, avec un destinataire qui se retrouve littéralement noyé sous les mails à l’heure où il devrait normalement être le plus disponible.

Pour éviter de passer inaperçu, variez vos envois à 20h, 14h, voire 6h du matin, d’autres périodes propices aux ouvertures, comme le note l’étude précédemment mentionnée. Quant aux jours les plus adaptés à l’envoi de courrier, il semblerait que le mardi, le jeudi et le vendredi soient les jours de la semaine à privilégier, même si certains domaines d’activité peuvent faire exception à la règle !

Article rédigé le 26 Jan 2021

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