Par Isabelle Rannou - Bien gérer mon activité

Indissociable de la gestion de projet, la gestion des ressources permet aux entreprises de venir à bout de leurs projets en s’appuyant sur les compétences, expertises et savoir-faire disponibles en interne, mais aussi à l’extérieur. Dans cet article, nous vous donnons quelques clés pour comprendre et maîtriser la charge de travail de vos équipes afin d’assurer le succès de vos projets !

 

Qu’est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources, et plus spécifiquement la gestion des ressources humaines, correspond au processus par le biais duquel l’entreprise affecte les personnes, les groupes d’individus et même les personnes morales à différentes tâches, en vue d’assurer la mise en œuvre et le bon déroulement d’un projet.

Ces ressources, qui détiennent des compétences, des expertises métiers et différents savoirs, peuvent être internes à l’entreprise, préexistantes au projet, ou recrutées à l’extérieur, pour une durée limitée ou du démarrage jusqu’à la clôture du projet.

De nombreux logiciels permettent d’assurer une gestion efficace des ressources, à l’image de Mavenlink, Trello, Asana, Monday, Float, Kicklox Plaform… Mais attention, tous ces outils n’offrent pas les mêmes avantages, d’où l’importance de bien vous renseigner en amont afin d’arrêter votre choix !

En quoi la gestion des ressources est-elle cruciale pour l’entreprise ?

La gestion des ressources est un élément central de la gestion de projet. Elle vise l’optimisation et l’efficacité, c’est-à-dire le fait d’effectuer le plus de tâches possible en mobilisant le moins de ressources, en s’appuyant notamment sur la planification. En effet, c’est en affectant les bonnes ressources au bon moment qu’il est possible d’atteindre cet objectif. Une mission qui, dans certains cas, peut être confiée à un gestionnaire des ressources qui travaille en lien étroit avec le chef de projet afin de constituer une équipe dotée de profils adaptés aux besoins et d’affecter les ressources selon la nature, la durée et la complexité des tâches à accomplir.

L’entreprise soucieuse de la réussite de ses projets a tout intérêt à prendre au sérieux la gestion de ses ressources, tant les enjeux peuvent s’avérer importants :

  Elle permet de contrôler avec précision la charge de travail des ressources impliquées, prévenant ainsi tout phénomène de burnout lié à une surcharge de travail.

  En offrant une bonne visibilité sur les ressources disponibles et les tâches planifiées, elle limite les retards provoqués par les divers aléas.

  Elle apporte une certaine flexibilité en permettant l’ajustement rapide des ressources et des échéances pour faire face aux éventuels imprévus et assurer la réalisation des tâches prioritaires.

  En cas de résultats en deçà des espérances, elle permet de prouver que la gestion des ressources a été correctement optimisée, malgré les limitations auxquelles a dû faire face le chef de projet.

  Elle permet de recueillir de précieuses informations en lien avec les ressources disponibles, notamment leurs compétences et leur efficacité sur chaque tâche confiée, en vue d’améliorer la gestion et plus spécifiquement la planification des ressources dans le cadre des futurs projets.

  Elle permet à chacun de savoir qui fait quoi et pour quelle échéance, évitant ainsi les confusions et favorisant une bonne collaboration entre les personnes impliquées dans le projet.

En définitive, tous ces enjeux doivent concourir à atteindre un objectif que poursuit normalement toute entreprise, à savoir la satisfaction du client ou de l’utilisateur.

Les 3 grandes étapes de la gestion des ressources

Même si la méthode employée peut différer d’une entreprise à l’autre, la gestion des ressources suit plusieurs grandes étapes incontournables que nous vous proposons de découvrir.

1 – Estimer les ressources nécessaires à la réalisation du projet

La première étape, qui intervient avant le coup d’envoi du projet, consiste à estimer précisément les ressources qui seront impliquées dans le projet. Selon le niveau d’expérience du gestionnaire de projet, cette estimation peut s’avérer plus ou moins complexe, puisqu’elle nécessite une connaissance assez pointue de ce type de processus. Elle implique également l’identification des ressources disponibles au sein de l’entreprise, afin d’anticiper d’éventuels recrutements ou la recherche de ressources à l’extérieur.

2 – Planifier les ressources

Le planning permet d’organiser la gestion des ressources de façon visuelle sur une courbe de temps. Le diagramme de Gantt, qui permet de connaître l’affectation des ressources, l’état d’avancement de chaque tâche, les liens de dépendances et les chevauchements, est l’une des méthodes les plus utilisées par les chefs de projet. Il est également essentiel d’anticiper les imprévus et les retards, presque incontournables, en prévoyant des échéances réalistes et des marges supplémentaires.

3- Mettre en place des indicateurs de performance

Pour suivre de près le déroulement d’un projet, et notamment s’assurer que les objectifs intermédiaires sont bien atteints, il est judicieux de mettre en place des indicateurs de performances (ou KPI). Mais au-delà des chiffres, il faut surtout régulièrement échanger avec les ressources impliquées afin de vérifier si elles parviennent à faire face aux tâches confiées, si elles ont besoin d’un appui, car elles sont débordées ou si, au contraire, elles peuvent prendre en charge des tâches supplémentaires.

Article rédigé le 16 Déc 2021

Les commentaires sont fermés.