Par Marine Lemay - Réussir ma relation client

L’épidémie de COVID-19 a conduit les entreprises à adapter leur organisation et leur méthode de travail. Au plus fort de la crise, le télétravail et les visioconférences ont permis d’assurer la continuité de l’activité. Les réunions en ligne se sont multipliées, parfois au détriment de la productivité. Entre bonnes pratiques et pièges à éviter, découvrez comment faire une visioconférence réussie. 

Les bonnes pratiques pour réussir une visioconférence

“Allo, Allo ? Ah, on ne m’entend pas. Est-ce que vous avez bien activé le micro ? Bon, ça n’a pas l’air de fonctionner… ” C’est souvent ainsi que démarrent les visioconférences ! Pour éviter ce genre d’entrer en matière, voici quelques recommandations utiles. 

Bien préparer une visioconférence

  • Des outils simples et accessibles

Un des éléments essentiels à la réussite de votre visioconférence concerne le choix de votre outil de réunion en ligne. Formez votre équipe à la solution que vous aurez choisie pour que tous les participants sachent s’en servir correctement. Trop souvent, les réunions à distance sont parasitées par une technologie mal maîtrisée. Idéalement, vous testerez le son, la lumière et vous vous isolerez dans une pièce calme.

  • Un ordre du jour

Adresser l’ordre du jour en amont permet aux participants de savoir où ils vont et leur laisse le temps de réfléchir aux sujets qui seront abordés. Ils pourront également vous suggérer de traiter un point qui n’est pas sur la liste et leur semble important.

  • Des objectifs clairs

Un objectif de réunion clairement défini vous permet de fixer un cadre et de maîtriser davantage le temps de réunion. Lorsque vous sentez que les participants se dispersent, rappelez l’objectif de cette vidéoconférence afin de revenir rapidement à l’essentiel.

  • Un temps dédié au lancement de la visioconférence

Demandez à vos collaborateurs d’arriver 5 minutes avant le début de la conf call pour que chacun s’installe et s’assure que l’outil fonctionne correctement. Les réglages qui traînent en longueur empiètent souvent sur le temps de réunion. 

  • Réduire les temps morts

Pour éviter de perdre l’attention des participants, vous devez réduire au maximum les “temps morts”. Pour cela, préparer tout ce qui peut l’être. Vos supports de présentation doivent être opérationnels, les logiciels ou outils dont vous aurez besoin rapidement accessibles, etc.

Animer une visioconférence

Que ce soit vous ou un membre de votre équipe, il faut une personne désignée pour animer et cadrer la visioconférence. 

  • Mettre les participants à l’aise

Proposez un tour de table. Cela permet aux participants qui ne se connaissent pas de se présenter. Le rôle de l’animateur de la visioconférence est de veiller à ce que chacun puisse s’exprimer et de répartir équitablement le temps de parole.

  • Être actif et à l’écoute

Si votre visioconférence s’apparente à un cours magistral sans interaction, elle risque d’avoir un effet soporifique. Animer une conférence en ligne nécessite donc d’être actif, mais aussi d’être à l’écoute des participants. Les prises de parole doivent se faire dans le respect de celles des autres. La cacophonie des visioconférences pendant lesquelles les collaborateurs se coupent sans cesse la parole est particulièrement fatigante, vous en conviendrez !

  • Créer une ambiance conviviale

Lorsque la visioconférence réunit les membres d’une même équipe, l’ambiance est un point à ne pas négliger. Rappelons que le lien social est l’un des principaux facteurs d’épanouissement au travail et que les interactions ont manqué à de nombreux salariés pendant le confinement. Une attention particulière doit être portée au maintien du lien social et à la cohésion de groupe. Vous pouvez, par exemple, créer des rendez-vous informels en instaurant un café virtuel avant de démarrer une visioconférence.

Ne pas négliger le compte-rendu

Avant de terminer la réunion, n’oubliez pas les dernières étapes :

  • Résumé et plan d’actions

Pour conclure la visioconférence, vous pouvez en résumé les temps forts et vous assurer que vous avez bien répondu à l’objectif de cette réunion en ligne. Rappelez à chacun des participants les actions qu’il doit accomplir suite à cet échange et dans quel délai. 

  • Feedback

Vous pouvez également profiter de ce moment pour remercier les participants et solliciter un feedback. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ou, au contraire, a moins bien marché ? Cela vous permettra de trouver ensemble des solutions pour améliorer la qualité de vos visioconférences et les rendre encore plus productives.

  • Compte-rendu

Faites parvenir aux participants une synthèse écrite de la réunion qui vient de se dérouler. Vous pourrez également transmettre ce compte-rendu à ceux qui doivent être informés du contenu de la réunion, mais qui n’avaient pas besoin d’être présents pour la faire avancer.

Les pièges à éviter 

Comme pour une réunion classique, une visioconférence doit respecter un certain nombre de règles. Voici quelques erreurs fréquentes que nous aimerions vous éviter :

Organiser des visioconférences à tout-va

La réunionite est un mal contemporain qui touche de nombreuses entreprises et qui s’est, lui aussi, digitalisé ! Avant d’organiser une visioconférence, posez-vous la question suivante : cette réunion en ligne est-elle vraiment indispensable ? Parfois, un mail explicatif ou une conversation par chat seront plus pertinents et vous feront gagner du temps à tous.

Inviter trop de participants 

Si vous avez suivi nos précédents conseils, votre réunion à distance devrait répondre à un objectif bien précis. Maintenant, demandez-vous qui doit impérativement être présent pour traiter de ce sujet. Gardez en tête que plus vous êtes nombreux, plus il est difficile d’animer une réunion. Si la présence de certains collaborateurs n’est pas essentielle, inutile de les inviter. Vous pourrez néanmoins leur envoyer le compte-rendu de la visioconférence.

Prévoir une longue réunion

Au lieu d’organiser une conf call qui durera des heures, où vous devrez aborder différents sujets, préférez plusieurs réunions courtes avec moins de participants. Au-delà d’une heure, la concentration diminue et vous n’êtes plus efficace.

Ne pas être à 100 % présent

Votre interlocuteur consulte son smartphone pendant que vous parlez et ça vous agace ? Rien de plus normal ! Lors d’une visioconférence, exigez des participants qu’ils soient à l’écoute et soyez vous-même totalement focus sur la discussion. Pour ne pas vous laisser distraire, n’hésitez pas à couper les notifications. Nous vous conseillons également de ne pas essayer de résoudre un problème pendant la réunion. Si vous évoquez le cas d’un client, ne partez pas à la recherche du dernier e-mail qu’il vous a envoyé, à moins que cela ne vous empêche réellement d’avancer. Soyez présent à 100 % et attendez la fin de la visioconférence pour passer à l’action : vous inciterez les participants à se comporter de la même manière et vous capterez leur attention plus longtemps.c

Si les règles de base d’une visioconférence sont les mêmes que pour une réunion en présentiel, la réunion en ligne nécessite tout de même davantage de préparation et de discipline. En suivant les bonnes pratiques que nous venons de vous livrer, vous pourrez sans difficulté organiser des visioconférences utiles et efficaces.

Article rédigé le 05 Nov 2020

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