Par Marie-Laure Sainte Croix - Réussir ma relation client

Si certains professionnels ne jurent encore que par les réunions en présentiel, la réunion à distance commence à se faire une place de choix au sein des entreprises. Avec les mesures de confinement et les diverses restrictions imposées durant la crise du COVID-19, ce mode d’organisation a même poussé les plus réticents à s’y aventurer, faisant au passage de nouveaux adeptes. Mais comment mener efficacement une réunion dans de telles conditions ? Voici quelques pistes pour y parvenir !

Comment organiser une réunion distance ?

Ce n’est pas parce qu’elle se déroule derrière un ordinateur ou un smartphone qu’une réunion ne doit pas être préparée avec le plus grand soin. C’est même tout le contraire ! L’éloignement impose en effet des règles et une organisation spécifique, notamment l’utilisation d’outils de communication sélectionnés en amont. Voici les détails de cette indispensable phase préparatoire :

  Déterminez une date et une heure qui puissent convenir à tout le monde, en prenant en compte l’éventuel décalage horaire auquel sont soumis certains de vos collaborateurs.

  Choisissez une solution logicielle grâce à laquelle vous pourrez organiser votre réunion. Celle-ci doit notamment être adaptée au nombre de participants attendu, à leur niveau de maîtrise technique. Elle doit aussi être dotée de toutes fonctionnalités dont vous aurez besoin (partage de documents, messagerie interne, tableau de bord, confidentialité des données…).

  Invitez les participants en avance pour permettre à ces derniers de s’organiser en conséquence. Veillez à solliciter uniquement les personnes concernées par l’objet de la réunion.

  Faites le point sur les sujets qui seront abordés à l’occasion de ce meeting à distance, mais aussi sur les objectifs à atteindre.

  Visez l’efficacité en prévoyant une durée réduite, si possible inférieure à une heure. N’oubliez pas : en réunion, le risque de décrocher n’est jamais bien loin, surtout lorsque les participants sont coincés à leur domicile.

  Faites parvenir aux participants les accès, les instructions techniques et les informations nécessaires, par exemple en les partageant sur un Cloud, pour qu’ils puissent préparer leurs questions et leurs interventions.

  Enfin, prévoyez une tenue et un endroit adéquat (c’est-à-dire au calme et bien rangé). Pour le bien de tous, demandez aux participants d’en faire de même, à moins qu’ils n’aient pas besoin d’activer leur webcam ou leur micro pour suivre les échanges. À noter que certaines applications permettent aux intervenants de flouter l’arrière-plan pour ne laisser apparaître que leur visage.

Mener une réunion à distance efficace : les points à retenir

Tout d’abord, veillez à vous connecter quelques minutes en avance afin de vous assurer que tout fonctionne comme prévu sur le plan technique (micro, webcam, connexion internet), mais aussi pour accueillir les participants comme il se doit et éventuellement les aider à procéder aux derniers réglages nécessaires.

Commencez par vous présenter, rappelez l’objectif de la réunion et faites un point sur les règles à respecter durant la réunion. Veillez notamment à ce que chacun intervienne à tour de rôle, durant le temps qui lui est imparti. Faites surtout attention à ce que personne ne monopolise la parole, comme c’est souvent le cas durant ce type de réunion.

Au fil des échanges, assurez-vous que l’ordre du jour est bien respecté. De plus, n’hésitez pas à relancer un participant ou à reformuler ses propos s’il y a lieu d’être afin d’éviter les temps morts et pour insuffler une certaine dynamique à la rencontre.

À la fin de la réunion (n’hésitez pas à l’écourter si elle s’étire trop en longueur), revenez succinctement sur les différents points évoqués en invitant les participants à consulter le compte-rendu que vous leur ferez parvenir dans les jours qui viennent.

Vous l’aurez compris. D’une manière générale, les principes d’une réunion « online » réussie sont relativement similaires à ceux que l’on peut préconiser dans le cadre d’une réunion classique, à quelques détails techniques près. Envie d’en savoir plus ? Découvrez comment mener une réunion efficacement !

Quelques astuces pour créer de la convivialité

Comment créer un climat chaleureux, propice à des échanges fructueux, alors que vous interagissez avec des personnes dont certaines sont situées à plusieurs centaines de kilomètres de distance ? Si le défi n’est pas facile, il est toutefois loin d’être impossible, comme en témoignent des milliers d’entreprises qui ont intégré ce mode d’organisation depuis de nombreuses années.

Pour ajouter de la convivialité à votre réunion, et ainsi capter l’attention des participants du début jusqu’à la fin des échanges, vous pouvez par exemple agrémenter les discussions avec des outils de sondage, de quizz ou de brainstorming, comme le propose le français Klaxoon. Veillez toutefois à ce que ces éléments soient vraiment utiles et favorisent les interactions sans pour autant allonger inutilement la rencontre.

Outils de réunion à distance

Pas de réunion à distance réellement efficace sans solution en ligne digne de ce nom ! Remis sur le devant de la scène pendant le confinement, les outils de réunion à distance proposés sur la toile ne se destinent pas tous au même usage. En d’autres termes, avant de jeter votre dévolu sur la première application venue, veillez à bien vérifier ses caractéristiques et ses fonctionnalités.

Parmi les services de visioconférence les plus populaires du moment, qui proposent d’ailleurs tous une version gratuite ou une offre d’essai, citons notamment :

  • Zoom : qui permet notamment de partager jusqu’à 3 écrans simultanément pour afficher l’intervenant, du contenu et les autres participants.
  • WebEx : dotée d’un niveau de sécurité avancé, elle permet l’enregistrement des réunions et la transcription en temps réel des échanges.
  • Google Meet : simple d’accès et gratuite, la solution de Google offre les fonctionnalités de base que l’on peut attendre d’un tel outil.
  • Skype Entreprise : permettant d’accueillir jusqu’à 250 participants, la solution de Microsoft est d’une efficacité à toute épreuve.
  • Whereby : très intuitive, cette solution intègre un chat, un système de partage d’écran et offre la possibilité d’enregistrer les conversations et de les partager.

Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans cette liste, sachez qu’il existe de nombreuses autres solutions à découvrir : GoToMeeting, Sparkup, Daily.co, Slack, Tamashare, Join.me

Compte-rendu de la réunion à distance

Pour être réellement utile, la réunion doit faire l’objet d’un compte-rendu méticuleux qui reprend en détail le fil des discussions et récapitule l’ensemble des décisions prises et des actions à mener. Si vous en avez la possibilité, enregistrez les échanges afin de rédiger ou compléter le compte-rendu plus simplement.

Certains des outils de gestion de réunion précédemment évoqués intègrent justement des fonctionnalités permettant l’enregistrement des conversations et la prise de note en temps réel. Si ce n’est pas le cas ou que vous souhaitez utiliser un outil à part pour assurer le suivi de vos réunions, nous vous conseillons de jeter un coup d’œil du côté d’Agreedo ou Beenote, qui s’accompagnent tous les deux d’une version gratuite.

Article rédigé le 10 Sep 2020

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