Par Marine Lemay - Bien gérer mon activité

Présent dans de nombreux secteurs d’activité, le chef de projet est aujourd’hui une ressource indispensable dans la plupart des entreprises. Il porte la responsabilité du succès d’un projet important et doit tout mettre en œuvre pour le mener à bien. C’est un métier gratifiant et très enrichissant qui demande une grande polyvalence. Que vous soyez débutant ou expérimenté, découvrez quelles sont les compétences et les qualités qui vous permettront de vous perfectionner pour devenir un excellent chef de projet.

Qu’est-ce qu’un bon chef de projet ?

Le rôle du chef de projet est de piloter un projet de A à Z : définition des besoins, rédaction du cahier des charges, constitution et management d’une équipe dédiée, planification, gestion du budget, suivi des opérations, échanges avec les parties prenantes, etc. À l’instar du chef d’orchestre, le chef de projet est celui qui sait constituer une équipe opérationnelle, composée de personnalités très variées, et la guider pour parvenir à un objectif commun.

Les compétences et les qualités à acquérir pour être un bon chef de projet

Être bien organisé et méthodique

Le rôle du chef de projet est d’organiser le bon déroulement des opérations, de sa conceptualisation jusqu’à son implémentation. Pour ça, il applique une méthode. Il planifie et coordonne, tout en tenant compte des particularités et des contraintes de chacun des acteurs du projet. Il doit aussi s’adapter, car les imprévus s’incrustent souvent dans la partie. À chaque instant, le responsable de la mission peut être amené à modifier une étape, réorganiser un planning ou faire appel à un nouveau prestataire.

Savoir manager

Bien qu’il n’ait pas réellement de pouvoir hiérarchique, le chef de projet est avant tout un manager. C’est à lui de créer un environnement propice à la réalisation de la mission en motivant ses collaborateurs. Il doit prendre le lead pour mener naturellement son équipe dans la bonne direction. Il porte la responsabilité du projet et doit, en cas de problème, trouver la solution plutôt que le fautif.

⏩ Savoir déléguer

Il va de soi que le chef de projet ne peut pas être un expert dans tous les domaines. Il a des connaissances, mais pas les compétences techniques de l’ensemble des spécialistes réunis autour de la mission. Il doit donc être capable de déléguer sans crainte et, pour cela, faire confiance aux membres de son équipe.

Être un bon communicant

La communication est le fer de lance du chef de projet. Il coordonne les actions, anime les réunions, reçoit les appels, répond aux mails, bref, il est au centre des échanges entre les différents acteurs du projet. Il doit être à l’écoute, savoir faire preuve d’empathie, de diplomatie, être ouvert à la discussion et communiquer en toute transparence sur l’avancée de la mission. 

Avoir confiance en soi

Pour inspirer confiance, il faut déjà avoir confiance en soi. Le chef de projet endosse la responsabilité d’une mission, dirige une équipe et va devoir prendre un certain nombre de décisions. Il ne doit pas douter de ses capacités, ni de la capacité des collaborateurs à qui il va confier des tâches. Croire en soi, en son équipe et en son projet sont des éléments indispensables. C’est à ces conditions que la direction fera confiance au chargé de projet.

⏩ Bien gérer son stress

Un projet se déroule rarement comme prévu, même lorsqu’on est très organisé ! Les imprévus sont inhérents au métier, il faut donc savoir s’adapter et surtout garder le contrôle de soi et de la situation. Étant responsable du bon déroulement de la mission, le chargé de projet ne doit pas communiquer son stress à ses collaborateurs. Il doit inspirer confiance, si besoin, rassurer et garder le cap en toute circonstance.

Avoir l’esprit d’équipe
Seul, le chef de projet n’accomplit rien. Il s’entoure de personnes compétentes et c’est en unissant leurs forces que les objectifs seront atteint. Il faut donc apprécier de travailler en équipe et aimer le collectif. Le challenge ? Maintenir une bonne cohésion de groupe sur toute la durée de la mission. 

Comment devenir un bon chef de projet lorsqu’on est débutant ?

Pour démarrer une carrière de chef de projet, il est préférable de disposer des compétences et des qualités que nous venons d’exposer précédemment. À cela s’ajoutent quelques bonnes pratiques à mettre en place le plus tôt possible.

Soignez vos relations

Le succès d’une mission dépend principalement des relations que vous aurez tissées avec les parties prenantes du projet. Il est essentiel de comprendre les intérêts et les préoccupations de chaque membre de l’équipe. Vous aurez une vue globale et vous saisirez mieux les enjeux personnels et collectifs. 

Apprenez à vendre votre projet

Pour donner à vos collaborateurs l’envie de coopérer et les mobiliser, vous devez savoir vendre le projet dont vous êtes responsable. Présentez-le sous son meilleur angle en montrant à chacun ce qu’il pourra en retirer. Travailler votre pitch et soyez enthousiaste ! En usant de votre pouvoir de persuasion, vous lèverez les dernières réserves.

Développez votre sens de la médiation
Lorsqu’on met en œuvre un projet, les conflits et les moments de tension sont fréquents. Le chef de projet doit être à l’écoute des uns et des autres et, parfois, jouer le rôle de médiateur. Il s’agit d’apaiser les esprits et de retrouver un climat serein pour atteindre les objectifs fixés dans les meilleures conditions possibles. Écoute et diplomatie sont souvent les clés pour éviter d’envenimer une situation.

❌ Le piège à éviter

Il n’y a pas de recette miracle qui conduise à la réussite d’un projet et, s’il y a bien un piège à éviter, c’est celui de vouloir appliquer une méthodologie à tout prix. Les outils, les procédures et les méthodes ont tous leurs limites. Ils sont là pour poser les bases, ils peuvent vous guider, mais doivent souvent être adaptés et peuvent sans cesse être améliorés. L’humain et le bon sens devront toujours passer avant la méthode.

Comment devenir un meilleur chef de projet lorsqu’on est expérimenté ?

Trois conseils pour consultants expérimentés :

✅ Continuez à demander des feedback

Que vous soyez débutant ou expérimenté, demander un retour d’informations est toujours très instructif. Après une étape importante ou une réunion décisive, demandez un feedback à certains de vos collègues. En parlant ouvertement, vous prendrez un peu de recul sur vos pratiques professionnelles et pourrez les rendre encore meilleures.

✅ Restez humble

Le succès d’un projet est la réussite d’une équipe et non celle d’une seule personne. Où que vous en soyez dans votre carrière, l’humilité est la bienvenue. Il est également bon de garder à l’esprit que, malgré toute l’expérience que vous avez acquise, se tromper peut encore arriver. Savoir reconnaître ses erreurs est une grande preuve de maturité et vous fera gagner le respect de vos collaborateurs.

✅ Formez-vous en permanence

Les méthodes de travail évoluent sans cesse et de nouveaux outils plus performants arrivent régulièrement sur le marché. La gestion de projet n’échappe pas à la règle. Il existe une multitude de points sur lesquels vous pouvez certainement progresser. Par exemple, apprendre à bien mener une réunion à distance, à se servir d’un nouvel outil, à mieux communiquer avec ses collaborateurs, etc. 

➜ Pour aller plus loin : Mener une réunion à distance efficacement

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour vous perfectionner et devenir un bon, voire un excellent, chef de projet !

Article rédigé le 03 Déc 2020

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