Par Vanessa VANDERHAEGHEN - Réussir ma relation client

Qu’est-ce qu’un projet si ce n’est un enchaînement d’étapes successives ou parallèles pointant vers un objectif défini en amont ? Amené à conduire des projets d’envergure dans le cadre de ses missions, le consultant indépendant sait mieux que quiconque l’importance de fractionner un projet en plusieurs grandes étapes pour favoriser sa réussite. Dans cet article, nous vous proposons de vous rappeler les principales étapes d’un projet !

 

1- Identifier les besoins

Pas de projet sans besoins clairement identifiés en amont ! Cette première étape qui semble si évidente ne l’est pourtant pas pour tout le monde. Pourquoi en effet mener un projet, qui va monopoliser des ressources et du temps, si ce n’est pour répondre à une problématique importante pour l’entreprise ? Pour identifier cette problématique, de laquelle vont découler les prochaines étapes, un audit de l’existant est indispensable. L’occasion d’observer l’organisation sous toutes ses coutures, d’en analyser chaque dimension, afin de faire émerger les besoins.

Pour mener son audit, le responsable du projet peut recourir à différents outils, tels que la réalisation d’entretiens, l’étude de marché, l’analyse de la concurrence ou l’utilisation de la méthode PESTEL. Cette dernière offre un support idéal pour l’identification des facteurs externes ayant un impact sur l’activité de l’entreprise.

2- Définir les objectifs

Les objectifs s’appuient sur la ou les problématiques préalablement identifiées. Il est important que ces objectifs soient clairement définis, qu’aucune place ne soit laissée à l’approximation. Rien de pire qu’un projet mal cadré, où les personnes concernées ont du mal à comprendre dans quelle direction elles avancent.

La méthode SMART nous enseigne qu’un bon objectif est à la fois :

  • Spécifique : l’objectif est clair et facile à comprendre.
  • Mesurable : il est quantifiable et chiffré.
  • Atteignable : l’entreprise a-t-elle une chance d’atteindre son objectif au regard de ses capacités financières, le potentiel de son marché ou son environnement concurrentiel ?
  • Réaliste : proche du précédent critère, celui-ci porte davantage sur la pertinence de l’objectif.
  • Temporellement défini : l’objectif a un deadline clairement défini.

Par ailleurs, s’il existe plusieurs objectifs, il est également essentiel de les hiérarchiser, en se focalisant en premier lieu sur les points les plus urgents et les plus importants.

Complémentaire à l’identification des besoins, cette étape de définition des objectifs fait partie intégrante de la phase de cadrage du projet. 

3- Constituer l’équipe projet

Pour mener à terme un projet, il faut obligatoirement une équipe. Composée d’un nombre variable de membres, déterminé selon l’envergure de la tâche à mener, cette équipe doit inclure des profils aux compétences complémentaires et en lien avec les objectifs à atteindre. 

Au sein de cette équipe projet, chacun se voit assigner un rôle précis par le chef ou directeur de projet. Ce dernier peut par exemple confier la gestion du budget à un membre, les relations avec les prestataires à un autre ou la production de certains livrables à d’autres membres encore… Outre ce rôle de nomination, le chef de projet va par ailleurs s’assurer de la cohérence des actions menées et du bon déroulement du projet à chacune de ses étapes.

4- Identifier les risques et les contraintes

Tout projet comporte un certain nombre de risques et de contraintes. Presque inévitables, ces obstacles peuvent mettre à mal les efforts des équipes les plus motivées, d’où l’importance de les identifier et de les anticiper pour mieux les contourner.

L’analyse SWOT peut justement vous aider à lister les risques liés à votre projet. Acronyme de « strengths, weaknesses, opportunities, threats » (pour « forces, faiblesses, opportunités et menaces »), cette méthode très utile permet de faire le point sur les facteurs positifs (forces et opportunités) sur laquelle va pouvoir s’appuyer l’entreprise et les facteurs négatifs (faiblesses et menaces) avec lesquels elle va devoir composer dans le cadre de son projet. Prenant la forme d’une matrice dotée de quatre cadrans, la méthode SWOT permet de synthétiser des informations essentielles pour la réussite du projet.

À la fin de cet article, nous revenons également sur les pièges à éviter pour mettre toutes les chances de votre côté !

5- Évaluer le budget

La réalisation d’un projet, quelle que soit sa nature, nécessite un budget plus ou moins élevé qu’il est important de chiffrer le plus précisément possible en amont de la mise en œuvre. Pour déterminer le budget prévisionnel d’un projet, il faut prendre en compte tous les coûts engendrés, comme la rémunération des personnes impliquées, l’achat des outils et du matériel, les frais de mission, les frais de déplacement, les honoraires des prestataires sollicités…

La personne chargée du budget doit par ailleurs suivre de près l’évolution des dépenses réalisées, c’est-à-dire le budget réel, pour s’assurer que celui-ci ne dépasse pas le budget initialement alloué, sachant qu’il est impossible de connaître exactement le montant d’un budget à l’avance, en raison notamment des nombreux aléas qui peuvent faire leur apparition.

6 – Planifier le projet

La planification du projet consiste à organiser le bon déroulement des différentes étapes du projet sur une échelle de temps définie. Cette étape essentielle permet au chef de projet de garder la maîtrise des délais jusqu’à la livraison du projet. Pour planifier un projet, il convient tout d’abord de lister les différentes tâches à mener, en estimer la durée et les placer sur un axe temporel, de façon successive ou parallèle.

Pour planifier correctement un projet et assurer son suivi en vérifiant régulièrement l’avancement de chaque tâche, il faut choisir les bons outils. Et autant dire que le chef de projet a l’embarras du choix en la matière : Trello, Jira, Notion, Monday, Asana, Teamwork… Certaines de ces solutions sont gratuites, d’autres payantes. Certaines sont adaptées aux grandes équipes, d’autres aux groupes plus réduits. Elles doivent donc être sélectionnées avec la plus grande rigueur !

7 – Mettre en œuvre le projet

Une fois le projet mis sur les bons rails, il est alors temps de démarrer la locomotive ! Si les précédentes étapes ont bien été respectées, cette étape de déploiement doit logiquement se dérouler sans trop d’encombres, même s’il n’est pas impossible que des impondérables viennent gripper quelques rouages.

Durant cette étape primordiale, le chef de projet coordonne les personnes impliquées, contrôle la réalisation des tâches, s’assure du respect du planning et procède à des réajustements si nécessaire. Pour vérifier les résultats des actions mises en œuvre, l’idéal est de mettre en place un tableau de bord regroupant les indicateurs clés de performance (KPI) les plus pertinents, au regard des points à contrôler. Par ailleurs, le chef de projet est chargé de communiquer aux parties prenantes l’avancée du projet.

8 – Clôture du projet

La fin du projet est symbolisée par la livraison de la solution, du produit ou du service. C’est également l’heure du bilan, où le chef de projet présente ses conclusions et ses résultats aux différentes parties prenantes dans le cadre d’une réunion, par le biais d’un bilan de synthèse. Le but : savoir si le projet a porté ses fruits (est-ce que l’objectif est atteint ?) et quels enseignements il est possible d’en tirer.

Les pièges à éviter

Même en suivant une méthode bien rodée et avec la meilleure des volontés, certains projets finissent par prendre l’eau. Des échecs ou complications qui peuvent parfois s’expliquer par un manque de discernement ou de préparation.

Voici les principaux écueils à garder de vue :

  • Se lancer dans un projet aux contours mal définis, façon la plus efficace d’échouer.
  • Confier trop de responsabilités à un nombre trop restreint de personnes, qui risquent de se retrouver rapidement débordés par la somme de tâches à réaliser et enchaîner les erreurs.
  • Ne pas assez communiquer sur le rôle qu’occupe chacun des membres.
  • Inclure trop de personnes dans le projet, ce qui peut provoquer des problèmes d’organisation inhérents à ce genre de situations.
  • Ne pas prendre assez au sérieux les risques liés au projet.
  • Se lancer trop rapidement dans la phase de réalisation.
  • Se perdre dans une multiplication d’outils plus ou moins utiles et pertinents.
  • Ne pas assez bien anticiper les éventuels retards.
  • Nommer un chef de projet qui n’a pas les épaules pour incarner ce rôle central.

Article rédigé le 14 Déc 2021

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