Par Marine Lemay - Bien gérer mon activité

Directeur, manager ou collaborateur, quel que soit notre niveau de responsabilité, nous avons tous des tâches qui peuvent être déléguées. Simple sur le papier, la délégation peut pourtant se révéler complexe à mettre en pratique. La peur de perdre le contrôle, ou le pouvoir, et que le travail soit mal fait sont souvent à l’origine de cette difficulté. Rassurez-vous, déléguer ça s’apprend ! Découvrez pourquoi vous avez tout intérêt à confier certaines tâches à d’autres et quelles sont les bonnes pratiques pour déléguer efficacement.

Déléguer quand on est indépendant : qu’entend-on par là ?

Si l’idée de déléguer lorsqu’on est consultant indépendant peut surprendre, elle est pourtant légitime. Plusieurs raisons peuvent amener un freelance à déléguer :

Une hausse de l’activité qui devient difficile à gérer seul. Durant une mission, votre charge de travail peut devenir trop importante. Il arrive également que plusieurs prospects aient besoin de vos services en même temps. Plutôt que de refuser un projet intéressant, vous pouvez sous-traiter pour honorer ces missions.

Un projet demande une expertise spécifique. Certaines missions peuvent exiger une connaissance approfondie dans un domaine en particulier. Il est alors fréquent qu’un indépendant fasse appel à un autre freelance, expert dans ce domaine, pour l’appuyer dans la mission.

Le besoin de se libérer du temps. Les raisons de vouloir optimiser son temps peuvent être multiples : prospecter davantage, vous accorder plus de temps personnel, vous former, consacrer plus de temps à vos activités à forte valeur ajoutée, etc.

Voyons dans les faits comment et à qui déléguer quand on est indépendant.

Déléguer côté perso

Vous vous demandez peut-être ce que le perso vient faire ici ? Pourtant, vous savez à quel point certaines contraintes personnelles peuvent peser sur votre organisation et impacter votre activité professionnelle. En déléguant quelques tâches de votre vie personnelle, vous allégez votre esprit, vous optimisez votre temps et vous gagnez en sérénité. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches qui nécessitent toute votre attention et qui vont servir votre business. C’est aussi une façon de vous libérer du temps pour décompresser, élément essentiel à votre équilibre et trop souvent négligé ! Ça peut se traduire par l’embauche d’une aide ménagère, d’un baby-sitter pour vous permettre d’aller à votre séance de sport le jeudi soir ou d’un peintre pour terminer enfin la rénovation de votre cuisine.

Déléguer côté pro

Plusieurs options s’offrent à vous pour déléguer les tâches de votre vie professionnelle :

  • En interne, chez le client. Sollicitez l’aide des collaborateurs présents dans l’entreprise cliente et qui pourront vous appuyer dans la mission.
  • La sous-traitance. Que ce soit pour répondre aux besoins d’une mission ou pour vous aider dans la gestion de votre entreprise, vous pouvez faire appel à d’autres professionnels (assistant, comptable, avocat, etc.).
  • Le portage salarial. Vous n’avez pas le temps de gérer la partie administrative de votre activité et préférez vous consacrer aux activités plus rémunératrices ? Le portage salarial est une solution intéressante, car vous n’avez pas besoin de créer votre propre structure juridique et vous réduisez considérablement la gestion administrative de votre activité. Facturation, déclarations des charges, c’est l’entreprise de portage salariale qui s’occupe de ces obligations administratives à votre place.

Quels avantages y a-t-il à déléguer quand on est freelance ?

Les peurs liées à la délégation sont nombreuses. Le travail sera-t-il aussi bien fait par un autre ? Aurez-vous le temps d’expliquer à votre collaborateur comment réaliser cette mission que vous lui déléguez ? Combien la sous-traitance va-t-elle vous coûter ?
Ces questions sont légitimes, mais voyons les choses différemment : déléguer doit être perçu comme un investissement en temps, en argent, en énergie, etc. Si le retour sur investissement n’est pas toujours immédiat, il est indéniable. Prenons l’exemple d’un photographe qui investit dans Photoshop. Bien sûr, la prise en main du logiciel est longue et mérite qu’on lui consacre un moment, mais, lorsque le logiciel est maîtrisé, quel temps gagné ! 

Voici les avantages que vous pourrez retirer de la délégation : 

    • Vous gagnez du temps
      Certes, vous devez d’abord expliquer, accompagner, montrer, mais vous en serez récompensé. Ce temps passé en amont sur la pédagogie vous assure un travail bien fait et un considérable gain de temps par la suite.
    • Vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier
      Les activités de votre cœur de métier sont souvent celles qui ont le plus d’impact sur le développement de votre activité, mais aussi les plus rémunératrices.
  • Vous gagnez en sérénité
    Le fait de pouvoir compter sur d’autres personnes pour soulager votre emploi du temps et votre charge mentale est assurément un avantage. Cela vous permet de rester focalisé sur l’essentiel et d’avancer plus sereinement.
  • Vous responsabilisez vos collaborateurs
    En désignant un membre de votre équipe pour gérer une activité dont vous avez la responsabilité, vous lui adressez un signal très positif : vous considérez qu’il est suffisamment compétent pour la prendre en charge et vous lui faites confiance. Effet boomerang : votre collaborateur se sentira davantage impliqué et sa motivation sera décuplée.

Les bonnes pratiques pour déléguer efficacement

✅ S’organiser

N’attendez pas d’être débordé pour déléguer. Anticipez et répartissez les tâches avant que votre charge de travail soit trop importante. C’est à cette condition que vous déléguerez efficacement, c’est-à-dire en ayant pris le temps nécessaire pour cadrer la mission et expliquer l’objectif.

✅ Identifier ce qui peut être sous-traité

On ne peut pas tout déléguer. Avant d’attribuer une tâche ou une mission à un collaborateur, assurez-vous de pouvoir le faire. Un manager, par exemple, ne peut pas confier à quelqu’un d’autre que lui les entretiens annuels d’évaluation de ses collaborateurs. Certaines responsabilités et actions ne reviennent qu’à vous. 

Trouver la bonne personne à qui déléguer
Lorsque vous décidez de déléguer une tâche, identifiez les compétences dont il faut disposer pour pouvoir la réaliser correctement. Ensuite, sélectionnez un profil qui répond aux besoins de la mission et en qui vous avez confiance. Au besoin, faites appel à votre réseau pour vous recommander une personne compétente.

Cadrer

La mission doit être décrite de façon claire : posez le contexte, décrivez vos attentes, transmettez les informations utiles, fixez un objectif et une échéance atteignables. Le collaborateur en charge de la mission aura alors tous les moyens à sa disposition pour la réaliser correctement et de façon autonome.

Révéler le talent de vos collaborateurs
Pour être efficace, la délégation doit être équilibrée. Celui qui délègue et celui à qui on confie la tâche doivent tous les deux y trouver un intérêt. Si vous désignez quelqu’un pour faire les tâches les plus ingrates à votre place, il y a de grandes chances pour que votre relation se détériore. Si, au contraire, la mission que vous confiez à votre collaborateur lui permet d’évoluer et d’acquérir de nouvelles compétences, il vous en sera reconnaissant. 

✅ Accompagner

Donner de l’autonomie à un collaborateur ne signifie pas de le laisser seul. Vous pouvez le guider et l’accompagner si vous sentez qu’il pourrait en avoir besoin. Faites le point régulièrement afin de vous assurer qu’il va dans la bonne direction. L’essentiel est d’être à son écoute et disponible.

✅ Sans contrôler !

Apprendre à déléguer, c’est d’abord apprendre à faire confiance. Si vous avez tendance à vouloir contrôler, il va falloir lâcher du lest et accepter que les tâches puissent être faites d’une autre façon que la vôtre. 

Déléguer est une pratique managériale qui vous demandera peut-être quelques efforts avant d’en tirer avantage, mais vous en sortirez gagnant. Vous consoliderez la relation avec le collaborateur à qui vous déléguez, vous renforcerez son engagement et sa motivation, tout en optimisant votre temps et votre organisation.

Article rédigé le 12 Nov 2020

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