Par Cadres en Mission - Réussir ma relation client

En tant que consultant indépendant, vous avez un rôle d’AMOA : assistant maîtrise d’ouvrage. Pour assurer la bonne conduite d’un projet, vous devez assister votre client (MOA) et assurer le dialogue avec son ou ses prestataires (MOE). Au démarrage d’un projet, appliquer les techniques de l’AMOA peut vous aider à lancer le projet sereinement et efficacement.

Définition générale de l’AMOA

En gestion de projet, l’AMOA est l’assistant maîtrise d’ouvrage. Il aide le décideur ou le client à piloter le projet effectué par le maître d’œuvre (MOE). 

Il lui incombe diverses tâches opérationnelles : faciliter la communication entre les membres du projet, exprimer clairement les besoins, vérifier que le projet est exécuté selon les règles de l’art, s’assurer que les objectifs définis seront bien atteints, etc. 

En résumé, le consultant AMOA a pour rôle de faire le lien entre le maître d’ouvrage (MOA) et le maître d’œuvre (MOE). 

Pour bien comprendre les différents rôles des parties prenantes du projet, voici un schéma récapitulatif :

Missions globales de l’AMOA

La mission principale de l’AMOA est d’assurer le dialogue entre le MOA et le MOE. Le périmètre des missions de l’AMOA est plus global : 

définition et cadrage du projet : recueil et formulation des besoins du client, conduite de l’étude d’opportunité et de faisabilité, rédaction du cahier des charges, évaluation des impacts et des risques, sélection des outils et des fournisseurs, etc.

conduite du projet : lancement du projet, coordination des travaux, animation des groupes de travail et des réunions, réception des livrables, vérification de leur conformité aux objectifs, participation aux tests, recettage, formation des utilisateurs, conduite du changement, etc.

pilotage du projet : élaboration des indicateurs, suivi de l’avancement du projet, du planning et des deadlines, réalisation de reportings, animation des comités de pilotage, suivi qualité, etc.

Les qualités nécessaires à l’AMOA

L’assistant maîtrise d’ouvrage doit partager bon nombre de qualités avec le maître d’ouvrage. Il est cependant nécessaire qu’il ait davantage de connaissances techniques pour communiquer facilement avec le maître d’œuvre. Certaines soft-skills sont essentielles pour ce rôle, notamment : 

  • avoir un très bon sens de l’écoute ;
  • être un bon communicant ;
  • savoir résoudre des conflits ;
  • avoir une bonne résistance au stress face à des situations complexes ;
  • être créatif pour trouver de nouvelles solutions ;
  • être force de proposition et prendre des initiatives.

Définition des besoins : la mission principale

La première étape lors du démarrage d’un projet est certainement aussi la plus importante : définir précisément les besoins du client. Sans définition de besoins, comment savoir que le résultat est à la hauteur ? 

Pour bien définir les besoins, nous vous recommandons d’adresser à votre client une lettre de mission qui comprend plusieurs questions : 

  • Que voulez-vous faire ? 
  • Dans quel but ? Quels sont vos objectifs ? 
  • Quels sont les problèmes qui vous poussent à lancer ce projet ? 
  • Pour quels utilisateurs et quels lieux d’implantation ?
  • Quelles sont les contraintes pouvant impacter le projet ? (planning, budget, sécurité, technique…)

Une fois les réponses obtenues, vous pourrez rédiger un cahier des charges complet à l’attention des prestataires du projet :

  • le besoin et le contexte ;
  • la méthodologie du projet : analyse, conception, rédaction, validation, compte-rendu ; 
  • les acteurs du projet et leur rôle ; 
  • la liste des livrables attendues par prestataire ; 
  • le planning ; 
  • le budget ; 
  • la gestion des risques.

Cadrer le projet en phase 1 : les enjeux

La phase de cadrage est l’étape clé de tous les projets. Pourquoi ? 

→ On clarifie tous les tenants et aboutissants du projet pour chaque acteur afin de limiter les incompréhensions ;

→ On gagne en efficacité car le projet est clairement défini dès le lancement ;

→ On évite des retours en arrière lors des étapes de conception ou d’industrialisation, ce qui a un fort impact sur le planning et le budget ;

→ On facilite et on sécurise la collaboration entre les différents acteurs durant le projet ; 

→ On fournit une vision du projet à toutes les parties prenantes pour établir une organisation générale ; 

→ On définit les exigences et les livrables pour assurer la correspondance entre le résultat et ce qui est attendu.

Comment bien cadrer un projet grâce à l’AMOA ?

Plusieurs techniques d’AMOA vous aideront à bien cadrer un projet dès le démarrage. 

Formuler les besoins avec une étude de marché

Commencez par définir avec précision les besoins de votre client, mais surtout des utilisateurs finaux. Le but est que le produit ou le service développé leur convienne, leur avis est donc indispensable. Ces échanges peuvent prendre la forme d’un questionnaire, d’entretiens individuels ou d’ateliers. 

Prioriser les besoins 

Les échanges avec le client et les futurs utilisateurs permettent de recueillir des éléments sur les besoins et les usages, afin d’y associer des fonctionnalités et vérifier leur utilité réelle. Vous pourrez alors prioriser les besoins et les fonctionnalités dans le projet, afin de développer rapidement une première version du produit ou du service et le tester. Les fonctionnalités moins prioritaires pourront être ajoutées plus tard.

Quantifier le projet

Au terme de cette étude de marché, vous pourrez faire un point sur la liste des fonctionnalités du projet. Cela vous permettra de quantifier le temps nécessaire au développement de chacune d’elles. L’objectif est de vérifier si le planning et le budget de votre client avant cette étude était réaliste ou non. Il sera peut-être nécessaire d’allonger les deadlines ou de revoir le budget dédié au projet.

Identifier des points de vigilance

L’étude de marché souligne également les risques et les contraintes liés au projet. Les anticiper dès le démarrage du projet permet de les minimiser ou de réfléchir à des solutions de secours si le risque survient pendant le projet. 

Rédiger un cahier des charges

La rédaction d’un cahier des charges fonctionnel est essentielle pour bien cadrer le projet et donner un maximum d’informations aux parties prenantes : contexte, étude de marché, besoin, objectifs, méthodologie, acteurs, rôles, planning, budget, livrables, gestion des risques, etc.

Article rédigé le 18 Fév 2022

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