Par Johan Sellitto - Réussir ma relation client

Perdre du temps ou de l’énergie à cause d’une réunion mal ficelée, personne n’aime ça. Surtout pas le consultant pour qui chaque heure perdue est souvent vécue comme une nouvelle opportunité qui s’envole. Comment organiser des réunions de travail plus efficaces et plus productives ? Voici quelques conseils, que vous soyez en portage salarial ou non !

#1 Définir précisément le programme de la réunion

programmer reunion

Une réunion doit toujours répondre à un objectif précis : transmettre des informations, trouver une solution à un problème, prendre une décision importante, confronter plusieurs points de vue… Autrement dit, si vous êtes dans l’incapacité d’identifier précisément la finalité de la réunion qui est sur le point de se dérouler, c’est sans doute parce qu’elle n’a pas lieu d’être !

Par contre, si l’organisation de la réunion est justifiée, il convient alors d’en définir l’ordre du jour, c’est-à-dire les différents points qui seront abordés à cette occasion. Après avoir établi le programme et sélectionné minutieusement les personnes qui y participeront, faites-le parvenir à ces derniers pour leur permettre de prendre le temps de préparer leur présentation.

#2 Restreindre la durée de la réunion

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Plusieurs études ont montré que, durant une réunion, l’attention des participants commençait à décliner aux alentours d’une heure de présence, si ce n’est parfois encore moins. Moralité : si vous voulez faire en sorte que votre réunion atteigne ses objectifs, veillez à en limiter drastiquement la durée !

Concrètement, bornez-vous aux points les plus importants et reléguez les questions secondaires à la fin de l’échange pour pouvoir vous offrir le luxe d’abréger la réunion si elle s’éternise. Gardez à l’esprit que les points qui n’auront pas été abordés pourront être traités par mail, par téléphone ou par le biais d’un outil de gestion de projet comme Fresc.

#3 Choisir le bon moment et le bon endroit

salle travail ideal

Le professionnel qui a déjà connu les réunions du vendredi après-midi sait à quel point le choix du moment est crucial lorsque l’on décide de rassembler plusieurs personnes autour d’une table.

Évitez autant que faire se peut le début d’après-midi, généralement synonyme de digestion aussi lourde que contreproductive, et privilégiez le matin de bonne heure. Quant au jour de la réunion, il semblerait que le mardi soit le moment le plus propice, notamment s’il s’agit d’une réunion hebdomadaire.

Par ailleurs, veillez à choisir une salle bien adaptée à la tenue d’une réunion. Sachez que la plupart des espaces de coworking proposent la location de telles salles pour des prix relativement intéressants. Sinon, le site Choose & Work peut vous aider à trouver une salle de réunion en quelques clics.

Enfin, si certaines personnes ne peuvent pas se déplacer, penchez-vous sur Livestorm, une solution de visioconférence particulièrement intuitive.

#4 Préparer des supports de communication percutants

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Pour appuyer votre propos, rien de tel qu’un bon support de communication. Oubliez tout de suite les documents PowerPoint indigestes remplis de longues phrases et de chiffres à n’en plus finir, un support doit vous aider à éclairer votre présentation et non pas l’alourdir. Concevez donc un document simple, efficace, cohérent, agrémenté d’éléments visuels percutants, mais toujours adapté à votre public.

Outre l’incontournable Prezi, d’autres alternatives à PowerPoint parviennent à tirer leur épingle du jeu. C’est notamment le cas de Slides, Emaze ou encore Haiku Deck.

#5 Faire preuve de dynamisme !

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Rappelons que le rôle de l’animateur est non seulement de s’assurer que la réunion se déroule bien, notamment en veillant à ce que chacun puisse s’exprimer sans dépasser le temps imparti, mais qu’il lui appartient également de lui imprimer un certain rythme pour éviter que la moitié de participants ne cède à la torpeur au bout de quelques minutes d’âpre lutte contre le sommeil.

Pour parvenir à remplir cette difficile mission, dynamisme, concentration et bonne humeur sont de rigueur !

Article rédigé le 15 Fév 2018

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