Par Marine Lemay - Bien gérer mon activité

Votre prestation arrive bientôt à son terme ? Il est temps de penser à présenter à votre client un rapport de fin de mission, une étape incontournable et souvent négligée par les consultants indépendants. Le reporting est pourtant essentiel, notamment dans les métiers de services où il est parfois difficile de mesurer les résultats obtenus. Découvrez dans cet article l’importance du bilan de fin de mission et nos conseils pour bien le préparer.

Les objectifs du rapport de fin de mission

Valoriser votre travail

Réflexion, analyse ou temps passé en réunion : une partie de vos activités ne sont pas toujours visibles. Dans le compte-rendu que vous présenterez à votre client, vous pourrez donner corps à toutes ces tâches invisibles mais souvent chronophages, dont vos collaborateurs n’ont pas toujours conscience. Plus largement, le bilan de fin de mission vous permet de faire le point sur le travail que vous venez de fournir, de valoriser vos compétences et votre expertise. Il vous donne l’occasion de prouver à votre client qu’il a eu raison de vous confier ce projet !

Fidéliser vos clients

Un bon rapport de fin de mission participera également à la fidélisation de votre client. Ne manquez pas l’occasion de lui donner une dernière bonne impression et de lui montrer que vous avez à cœur de bien faire votre travail jusqu’au bout. Un client satisfait n’hésitera pas à vous confier d’autres projets !

Le contenu de votre bilan de fin de mission

Dans le compte-rendu de mission, vous reviendrez de manière synthétique sur les différentes étapes du projet. 

#1 Rappel des objectifs

Il est toujours bon de restituer le contexte qui entoure la mission. Dans un premier temps, vous rappelez les objectifs qui avaient été fixés, le plan d’actions et, si besoin, votre rôle dans l’équipe à qui a été confié le projet. 

#2 Résultats / KPI

Le bilan de fin de mission permet à votre client d’apprécier vos résultats au regard des objectifs que vous aviez fixés en amont. D’où l’importance de bien définir les indicateurs clés, aussi appelés KPI, sur lesquels vous appuyer afin d’évaluer l’efficacité de votre travail. Vous pourrez ensuite présenter des données chiffrées à votre client et les commenter.

#3 Bilan

La mission touche à sa fin : quel bilan en faites-vous (bilan fonctionnel, bilan technique, bilan comptable, etc.) et quels enseignements l’entreprise peut-elle en tirer ? Il est temps de livrer votre analyse et, pourquoi pas, de partager votre retour d’expérience sur la réalisation de ce projet.

#4 Transfert de compétences

Avant de partir, n’oubliez pas de remettre à votre client les livrables en lui transmettant tous les documents et les informations dont il pourrait avoir besoin par la suite.

#5 Et ensuite ?

Si cela s’y prête, vous pouvez éventuellement ajouter une cinquième et dernière étape : identifiez les prochaines actions à mettre en place et proposez un accompagnement complémentaire pour donner suite au projet. 

Conseils pour la présentation de votre rapport de mission

Optez pour un format numérique

Un document en format PDF pourra être consulté sur différents terminaux (ordinateur, smartphone, tablette). Cela ne vous empêche pas, si vous le souhaitez, d’imprimer un document de synthèse qui reprendra l’essentiel du document numérique. 

Soyez concret

Assurez-vous d’être clair et utilisez un vocabulaire qui vous permettra d’être compris par tous. Ne rentrez pas trop dans les détails ni dans la technique, vous risqueriez de perdre votre auditoire en cours de route.

Soignez la présentation

Agrémentez votre rapport de graphiques, de schémas, de couleurs, etc. Vous pouvez également réaliser un rapport interactif en intégrant des liens cliquables et des vidéos. Un document dynamique et agréable à lire devrait marquer de façon positive l’esprit de celui qui le lit. Si votre rapport dépasse une dizaine de pages, nous vous conseillons d’y ajouter un sommaire.

Pensez à la réunion de fin de mission

En sus du compte-rendu que vous aurez rédigé, il convient de conclure votre prestation chez le client en animant une réunion de fin de mission. Vous y convierez les principaux acteurs de l’équipe projet et, en fonction de votre ressenti, vous pourrez choisir d’en faire un rendez-vous plutôt formel ou un moment convivial.

Soyez transparent

Il est important de parler de vos réussites, mais aussi des éventuelles difficultés que vous avez rencontrées pendant la mission. Celles que vous avez surmontées avec succès comme celles qui vous ont ralenti. Vous pourrez ainsi proposer des actions pour éviter ces obstacles lors d’une prochaine mission.

Montrez-vous curieux

Si cette mission a été concluante pour vous et que vous souhaitez prolonger cette collaboration, n’hésitez pas à montrer de l’intérêt pour les projets de votre client et à être force de proposition. Sans être intrusif, posez quelques questions et démontrez-lui que vous avez encore un rôle à jouer.

Le rapport de fin de mission vient mettre le point final à un projet qui vous a été confié. Soyez professionnel jusqu’au bout et ne baclez pas cette dernière étape. En présentant un compte-rendu de qualité à votre client, vous lui laisserez une bonne impression. Il sera plus enclin à faire de nouveau appel à vos services et à vous recommander à ses pairs.

Article rédigé le 28 Juil 2020

Les commentaires sont fermés.