Par Johan Sellitto - Bien gérer mon activité

Désormais convaincu de l’intérêt de travailler en mode projet, vous aimeriez pouvoir mettre en pratique cette méthode de travail dans le cadre de votre mission en portage salarial par exemple. Nous vous proposons de découvrir une méthodologie simple, articulée en 7 étapes, qui vous permettra de répondre aux attentes de vos clients.

Travail en mode projet : un bref rappel

Travailler en mode projet nécessite de faire collaborer des personnes issues de différents services, voire de différentes entreprises, sur un projet unique, défini dans le temps et répondant à une enveloppe budgétaire précise.

En qualité de responsable de projet, votre rôle est donc de :

  • Répartir les tâches entre les différents collaborateurs
  • Fixer les délais
  • Animer l’équipe
  • Suivre l’avancée du projet de A à Z

Découvrons ensemble la méthodologie à suive.

#1 Réaliser un état des lieux

Cette première étape d’exploration est fondamentale puisqu’elle va vous permettre à la fois de clarifier la nature du projet (quel est l’objectif à atteindre ? pourquoi ?) et de lister l’ensemble des besoins et des actions à mener, nécessaires à sa réalisation, afin d’être en mesure de faire appel aux bonnes compétences.

Pour mieux visualiser les différents éléments impliqués dans le projet, ainsi que leurs relations, n’hésitez pas à vous aider de la méthode du mind mapping (ou carte heuristique) qui vous permet d’organiser plus aisément vos idées.

mind mapping

#2 Nommer les différents membres de l’équipe

Le fait de travailler en mode projet implique bien évidemment la nomination d’un chef de projet, mais aussi des membres de l’équipe, sélectionnés en fonction de leur domaine de compétences, mais aussi de leur disponibilité.

Pour favoriser une collaboration en bonne intelligence entre les différents collaborateurs, il est essentiel que chacun connaisse la fonction occupée par les autres membres. Rappelons en effet que les personnes impliquées dans un projet peuvent ne pas faire partie de la même organisation ou du même service. D’où la nécessité de « faire les présentations » avant le coup d’envoi du projet.

esprit d'équipe

#3 Définir le calendrier prévisionnel

Contrairement au processus qui a vocation à se répéter, le projet s’inscrit quant à lui dans une durée limitée dans le temps. Entre son déclenchement et son accomplissement, une succession d’étapes et de tâches à réaliser.

Une fois les différentes tâches ordonnées, il est nécessaire de les inscrire dans le calendrier en fixant des dates butoirs. Définissez par ailleurs les tâches qui peuvent être effectuées en parallèle pour permettre au projet d’avancer efficacement.

Enfin, il est bien sûr essentiel que ce calendrier soit partagé avec l’ensemble de l’équipe et mis à jour en cas de retard ou d’imprévu.

planning

#4 Dénouer les résistances

Toute la difficulté de cette méthodologie réside dans le fait de parvenir à faire travailler ensemble des professionnels qui n’ont, le plus souvent, jamais collaboré par le passé.

Il arrive ainsi que certaines personnes fassent preuve de mauvaise volonté ou expriment leur incompréhension face à une situation qui n’entre pas dans leurs pratiques habituelles. Gardez en effet à l’esprit que l’adoption d’un tel mode de fonctionnement peut être une vraie source d’anxiété pour un salarié habitué à une organisation fonctionnelle, plus classique.

zen

Il s’agit donc de dénouer les résistances et de répondre aux inquiétudes qui pourraient contrarier la réalisation du projet, en usant de pédagogie et en insistant sur les différents avantages que comporte ce mode de travail.

#5 Créer une véritable culture commune

En tant que responsable de projet, votre mission est d’aider votre équipe à créer des liens et de favoriser un climat de confiance au sein du groupe. Pour cela, les collaborateurs doivent parler le même langage, utiliser les mêmes méthodes de conduite de projet et les mêmes outils.

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Par ailleurs, pour éviter tout dysfonctionnement, tout le monde doit pouvoir accéder à la même version des documents. De nombreuses solutions en ligne, dont Google Documents, permettent de partager des documents et de collaborer sans risquer d’écraser le travail de quelqu’un.

Ce mode de collaboration peut nécessiter un certain effort d’adaptation. Il est de votre devoir d’accompagner les collaborateurs pour leur permettre d’aborder ce changement de perspective et ces nouvelles règles au mieux.

#6 Choisir une solution de gestion de projet

réfléchir

Un certain nombre d’outils en ligne permettent désormais de collaborer plus efficacement. Il s’agit de ne surtout pas négliger ces solutions qui peuvent s’avérer d’une aide des plus précieuses, notamment lorsque les membres de l’équipe sont géographiquement éloignés les uns des autres.

MS Project, Trello, Bitrix24, Asana ou Zoho project ; voici quelques exemples de solutions en ligne, donc accessibles depuis n’importe quels ordinateur, smartphone ou tablette, qui brillent par leur facilité d’accès et leurs performances.

#7 Suivre le projet étape par étape

Si l’implication des membres de l’équipe au sein du projet est le plus souvent temporaire, le responsable de mission est pour sa part sur le pont du début à la fin.

À charge pour lui de suivre les différentes étapes du projet afin d’évaluer et mesurer les actions menées, de motiver le groupe en favorisant l’émergence d’une véritable synergie et s’assurer qu’aucun problème ne vienne gripper le bon déroulement des opérations.

a-team

Article rédigé le 01 Mar 2018

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