Par Johan Sellitto - Bien gérer mon activité

En tant que consultant ou formateur, vous êtes naturellement amené à vous déplacer très régulièrement dans le cadre de votre activité, que cela soit en France ou à l’étranger. Des déplacements professionnels qui nécessitent de la logistique sont parfois à l’origine de grosses dépenses et de petites contrariétés. Comment les optimiser au mieux pour perdre le moins de temps et d’argent possible ? Voici nos 7 conseils !

#1 Emprunter le meilleur itinéraire

Votre rendez-vous a lieu dans le centre-ville, en pleine heure de pointe ? Deux possibilités : partir en faisant confiance à votre instinct, au risque de vous retrouver coincé dans les embouteillages, ou vous faire assister par un outil de navigation en temps réel pour tenter de les éviter.

À ce propos, si vous ne connaissez pas encore Waze, il est grand temps de vous y essayer ! Cette application mobile, qui se substitue à un GPS, tire sa force de sa communauté d’utilisateurs. En fonction de l’état du trafic, Waze est capable de proposer instantanément un itinéraire optimal pour vous permettre d’arriver le plus rapidement à destination.

Autre astuce : Google Maps, que l’on ne présente plus, propose une option qui permet d’estimer le temps d’un futur trajet en fonction de l’historique de circulation correspondant à un jour de la semaine et une heure précise. Un outil très pratique si vous souhaitez vérifier s’il sera plus rapide de prendre les transports en commun, le vélo ou la voiture pour votre prochain déplacement !

#2 Louer une voiture plus facilement

Une fois sorti de l’aéroport ou de la gare, le rituel est toujours le même : se présenter à l’agence de location, faire la queue, signer les papiers, faire le tour du véhicule… Un cérémonial aussi laborieux que chronophage.

Heureusement, certaines startups se sont penchées sur le problème en repensant totalement la location de véhicule. C’est par exemple le cas de Virtuo, un service qui donne la possibilité de réserver et récupérer une voiture en passant directement par une application smartphone.

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Certaines villes proposent également un service de partage de voitures, à l’image de Marguerite à Nantes. Un système plutôt économique qui peut aisément se substituer à l’achat d’un véhicule, à condition d’en faire un usage modéré.

#3 Trouver une place de parking en quelques minutes

Une des hantises des professionnels en déplacement est de se retrouver contraints de tourner en rond, à la recherche d’une hypothétique place libre. Pour ne pas rater leur rendez-vous, beaucoup finissent pas laisser leur véhicule sur une place improvisée, prenant le risque de récolter une amende en retour ou même une mise en fourrière.

Si l’on met de côté les parkings payants, soit pas assez nombreux, soit trop éloignés, quelles sont les alternatives ? L’application mobile Parking Facile permet par exemple aux professionnels de réserver une place de parking, généralement proposée par un particulier, pour une heure ou une journée entière, en fonction des besoins.

#4 Privilégier les voyages en train

Si vous devez réaliser des déplacements professionnels réguliers et fréquents vers les grandes villes, pourquoi ne pas envisager la bonne vieille méthode ferroviaire ? Pour payer moins cher, il existe des abonnements SNCF dédiés aux professionnels qui vous permettent d’économiser jusqu’à 50 % sur vos trajets. Une solution à sérieusement envisager, d’autant plus si vous parvenez à vous faire rembourser tout ou une partie de votre abonnement par votre client !

Autre avantage non négligeable pour le professionnel qui veut optimiser son temps : la possibilité de travailler durant le trajet, chose impossible en voiture ! Avec la généralisation de la wifi à bord des TGV, il est désormais possible d’avancer sur ses projets sans trop de contraintes.

Toutefois, comment pallier le fait qu’il ne soit pas toujours possible d’accéder à une prise pour y brancher son ordinateur ? En investissant dans une batterie externe, voire dans un sac « intelligent » muni de prises et de batteries intégrées, à l’image du SmartBag d’AMPL.

#5 Se (re)mettre au vélo

Il fut une époque où le fait de se déplacer en vélo, notamment pour se rendre à un rendez-vous, pouvait être assez mal perçu par les professionnels. Les choses ont toutefois bien changé depuis ! Il est en effet aujourd’hui tout à fait admis, voire plutôt bien vu, de prioriser les déplacements en vélo à la voiture, notamment pour des questions écologiques.

Autre grand avantage du vélo, mais aussi par extension du vélo électrique ou encore de la trottinette : pouvoir planifier sereinement ses déplacements, même lorsqu’il y a des bouchons.

Bien sûr, cette solution atteint rapidement ses limites en cas de déplacements sur une grande distance ou lorsque le temps est particulièrement exécrable.

 

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#6 Négocier le remboursement de ses frais de déplacement

Au moment de négocier les termes de votre intervention avec votre client, il ne faut pas hésiter à mettre le sujet des déplacements sur la table. Votre mission va nécessiter de fréquents aller-retour ? Demandez la prise en charge de vos frais de déplacement, quitte à revoir légèrement à la baisse vos honoraires. Attention, il faut toutefois que vous y restiez gagnant !

Pour calculer vos indemnités de déplacement en toute objectivité, référez-vous au fameux barème kilométrique. Mis à jour chaque année par l’administration fiscale, ce dernier prend en considération le nombre de kilomètres effectués et la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Évidemment, n’oubliez pas de conserver tous les justificatifs que vous jugerez utiles pour faciliter le remboursement de vos déplacements.

#7 Planifier ses déplacements bien en amont !

Quelles que soient les solutions que vous choisirez de privilégier pour vos déplacements, retenez que le vrai secret pour des trajets sereins, rentables et efficaces réside avant tout dans votre capacité à bien les planifier !

De plus, prévoyez toujours un plan B en cas d’imprévu (panne de voiture, grève des transports) pour pouvoir vous adapter à la situation, sans céder à la panique !

Article rédigé le 06 déc 2017

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