Par Marie-Laure Sainte Croix - Bien gérer mon activité

Qu’on l’aime ou pas, le démarchage de nouveaux clients fait partie intégrante des activités du consultant indépendant. Mais il ne s’improvise pas ! Il doit répondre à des objectifs et une stratégie clairement définis. Le suivi de la prospection est une étape à ne pas négliger si vous voulez obtenir de bons résultats, c’est-à-dire convertir un maximum de prospects en clients. Découvrez comment optimiser ce suivi pour que votre démarchage soit le plus efficace et le moins chronophage possible.

Pourquoi suivre ses prospects ?

L’objectif de la prospection est d’avoir en permanence sous la main un certain nombre de potentiels clients, afin de pouvoir anticiper le départ de certains d’entre eux et, bien sûr, développer votre activité. Mieux vous connaissez vos prospects, plus vous serez à même de répondre à leurs problématiques. En leur proposant un service en adéquation avec leurs besoins, il y a de grande chance pour que vous reteniez toute leur attention. Cela demande d’échanger régulièrement, en personnalisant au maximum vos messages, pour créer une relation authentique et de qualité.

Comment mettre en place un suivi optimal de sa prospection ?

Pour que le suivi de vos prospects ne devienne pas une usine à gaz, nous vous conseillons vivement de mettre en place un process spécifique. L’objectif est de baliser le parcours de vos futurs clients de A à Z et de le retranscrire en choisissant le format qui vous convient le mieux (sur papier, dans un tableau Excel, via un outil en ligne comme Trello, etc.). Pour ce faire, retracez le chemin qu’empruntent vos prospects en imaginant toutes les étapes possibles dans leur “cycle de vie”. Consignez ces scénarios et, surtout, repérez chacune des actions qui en découlent. En identifiant toutes les phases du démarchage, vous créez ainsi des mécanismes que vous n’aurez qu’à activer pour chacun de vos clients potentiels. Automatiser des procédures adaptées à votre activité, vous fera gagner un temps considérable. Ce document vous servira de cadre pour votre prospection. Vous y noterez par exemple :

→ Étape 1

Créer une fiche contact qui reprend les données de base de chaque prospect (nom, prénom, entreprise, coordonnée, etc.).

→ Étape 2

Envoyer un premier message personnalisé en notant le moyen de contact et la date de prise de contact.

→ Étape 3

Plusieurs options :

Le prospect a répondu : je poursuis à l’étape 4.

Le prospect n’a pas répondu, auquel cas, je le relance ou je le contacte par un autre moyen.

L’idée est de détailler toutes les étapes possibles. Ainsi, vous n’aurez plus qu’à vous y référer.

Chaque consultant a sa propre approche, mais sachez que plus vos messages seront personnalisés, plus vous avez de chance de toucher votre cible. Un message impersonnel qui semble s’adresser au plus grand nombre est souvent rédhibitoire. Vous devez également être capable de reprendre une conversation là où elle s’est arrêtée, sans jamais perdre le fil. C’est aussi une des raisons pour lesquelles un suivi régulier de vos prospects est essentiel.

Sur quels outils s’appuyer pour suivre ses prospects ?

Un tableau de suivi vous fournit une vue d’ensemble de l’état de vos relations avec vos futurs clients. Cette feuille de route vous permet d’organiser au mieux votre démarchage et ainsi de prioriser vos actions en fonction de l’urgence ou du potentiel de conversion des prospects.

Excel, pour peu qu’on le maîtrise, est de loin l’outil le plus accessible pour suivre la prospection. Wikipreneurs, un site destiné aux entrepreneurs, met à leur disposition des outils pour faciliter la gestion de leur activité. Il propose notamment un modèle de tableau de suivi de prospection gratuit. C’est une bonne base pour démarrer et vous pouvez le personnaliser facilement.

Les consultants indépendants désireux d’aller plus loin dans le suivi de leur prospection pourront s’appuyer sur un logiciel de CRM, autrement dit, un outil de gestion de la relation client. Ce type de logiciel permet de personnaliser et d’optimiser la communication avec les prospects et clients de manière simple et efficace. Il vous propose généralement un reporting complet afin d’évaluer vos actions et d’affiner votre stratégie. Le petit + : l’interface est souvent plus agréable qu’un tableau Excel ! Bien sûr, tous ces services ont un coût qu’il faudra prendre en compte dans votre trésorerie.

Attention : pour être efficace, la prospection nécessite un travail de mise à jour de sa base de données au quotidien, sans oublier les actions ponctuelles de “nettoyage”.

Quels sont les indicateurs à suivre ?

Mesurer les performances de votre prospection vous permettra d’engager les bonnes actions pour améliorer le taux de transformation. Pour cela, encore faut-il choisir des indicateurs de suivi pertinents. Vous devez les sélectionner en fonction de vos objectifs. Si vous vous êtes fixé un nombre de personnes à contacter par semaine ou un nombre de rendez-vous téléphoniques à décrocher, vous suivrez de près ces indicateurs.

Exemples d’indicateurs quantitatifs de base

  • Le nombre de nouveaux prospects
  • Le nombre de messages adressés
  • Le nombre de retours
  • Le nombre de prises de rendez-vous
  • Le nombre de devis envoyés
  • Le nombre de clients signés (= le taux de conversion)

Exemples d’indicateurs qualitatifs

  • L’efficacité des canaux de communication : e-mailing, contact par message privé via LinkedIn, téléphone, etc. Par quel moyen obtenez-vous les meilleures performances ? Il est important d’être capable de distinguer quels sont les canaux de communication qui apportent le meilleur résultat pour mieux les exploiter et adapter vos futures actions en fonction de cette analyse.
  • Les commentaires des prospects : le contenu de vos échanges peut être riche d’apprentissages. Tenir compte de leurs réponses, et notamment de leurs objections, vous aidera à identifier les freins et à les lever.

Qu’elle soit active ou passive, la recherche de clients est à la base de l’activité des consultants indépendants. Suivre régulièrement sa prospection, c’est décider de construire des fondations solides pour maintenir et développer votre business.

Article rédigé le 24 Juil 2020

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