Par Vanessa VANDERHAEGHEN - Réussir ma relation client

Pour démarrer un projet, il n’y a rien de mieux qu’un kick-off meeting. Cette réunion de lancement de projet permet de présenter le projet à l’ensemble de l’entreprise et aux parties prenantes. Cette réunion doit être suffisamment préparée pour bien démarrer le projet et assurer son succès.

Qu’est-ce qu’un kick-off meeting ?

Le kick-off meeting est une réunion de lancement de projet. Il s’adapte à toutes les méthodologies de gestion de projet, y compris la méthode agile. Il se déroule lors du cadrage du projet. L’équipe du projet doit être présente à cette réunion. Dans le cadre d’un projet d’envergure, vous aurez peut-être besoin de plusieurs réunions de lancement, pour chaque phase importante. 

Objectifs et enjeux du kick-off meeting

Les objectifs d’une réunion de lancement sont : 

→ communiquer sur les points essentiels du projet ; 

→ déterminer les enjeux du projet ; 

→ favoriser l’appropriation du projet par tous ses acteurs ; 

→ spécifier le rôle, les responsabilités et les besoins de chaque partie prenante ;

→ vérifier le niveau d’information de chaque acteur et éviter les zones d’ombre ; 

→ répondre aux questions et lever les points bloquants ;

→ créer une dynamique positive ; 

→ fixer les règles de fonctionnement et les bonnes pratiques ;

→ définir un plan d’action et le planning du projet.

Plus qu’un cadrage stratégique et opérationnel, le kick off meeting permet également d’instaurer une bonne dynamique entre les différents acteurs du projet et de les fédérer autour d’un objectif commun.

En amont

La clé du succès d’un kick off meeting est sa préparation en amont de la réunion. L’improvisation n’a pas sa place ! Quelques conseils pour réussir votre réunion de lancement : 

→ Dressez la liste des acteurs du projet pour n’oublier personne. Envoyez-leur une invitation à la réunion de lancement de projet suffisamment en avance pour qu’ils organisent leur planning. 

→ Définissez l’heure de la réunion en veillant à ce qu’un maximum de personnes puisse être présente. Vous pouvez proposer plusieurs horaires dans un sondage afin de sélectionner le plus adapté. 

→ Envoyez l’ordre du jour de la réunion de lancement de projet aux participants en même temps que leur invitation. 

→ Préparez un support type Powerpoint pour rappeler l’ordre du jour et illustrer les principaux points à aborder lors de la réunion.

→ Organisez le kick off meeting en fixant un déroulé et en prévoyant des temps de pauses si la réunion est longue.

Jour J 

Le jour J, le kick off meeting se déroule selon plusieurs étapes. 

✅ Présenter les participants

Comme pour toute réunion, un tour de table rapide s’impose pour que chaque participant se présente. C’est encore plus important si certains ne se connaissent pas. Demandez à ce qu’ils répondent à ces deux questions : qui sont-ils et quel est leur rôle dans l’entreprise et dans ce projet ?

✅ Rappeler l’ordre du jour

Détaillez la réunion grâce à un ordre du jour précis, que vous aurez envoyé en amont aux participants. Rappelez les objectifs du kick off meeting, les étapes de la réunion et les résultats attendus. 

✅ Présenter le projet et les objectifs

Pour que chaque participant ait le même niveau d’informations, il est nécessaire de présenter le projet en répondant à ces questions : 

  • Dans quel contexte le projet a-t-il été lancé ? 
  • À quelles problématiques répond-t-il ? 
  • Quels sont les objectifs du projet ?
  • Quelles sont les livrables attendues ?

✅ Détailler les phases du projet

Spécifiez les phases principales du projet avec les dates d’échéance des livrables intermédiaires et de la livrable finale. Vous vérifiez ainsi que la méthode de gestion de projet convient à toutes les parties prenantes. 

✅ Déterminer les rôles de l’équipe

Précisez les rôles de chaque acteur du projet. Prenez le temps d’expliquer qui fait quoi et pourquoi cette personne a été choisie. Explicitez le fonctionnement de l’équipe, les points de contact et les responsables hiérarchiques au sein du projet. N’hésitez pas à établir une liste avec les coordonnées de chacun que vous diffuserez aux acteurs du projet.

✅ Identifier les risques

Identifiez et listez les difficultés auxquelles vous risquez d’être confrontés pendant le projet. L’objectif est de les anticiper pour en limiter les effets négatifs. 

✅ Mettre en place un plan de communication

La communication est un pilier pour la réussite de votre projet. Elle doit être régulière et fluide. Définissez des processus de communication clairs pour vos échanges en choisissant les moyens de communication privilégiés (email, groupe de conversation, chat…) et la fréquence des échanges. 

✅ Valider les mesures de succès

Pour évaluer l’atteinte des objectifs du projet, vous devez définir des indicateurs de mesure de succès. Un consensus est obligatoire pour éviter des contestations pendant le déroulement du projet.

En aval 

Après un kick-off meeting, il est nécessaire d’assurer un suivi pour réussir votre projet. A la fin de la réunion de lancement, faites un débriefing pour vérifier que les participants ont retenu les points essentiels du projet. Fixez également la date de la prochaine réunion tous ensemble. 

Dans les jours suivants, envoyez un compte-rendu de réunion à tous les participants. Il servira de tableau de bord pour le projet. Transmettez également un document partagé qui contient le planning, les tâches en cours, ce qui reste à faire, le budget, les problématiques rencontrées et l’état d’avancement du projet.

 

Vous avez toutes les clés en main pour votre kick-off ! Alors prêt à vous lancer ?

Article rédigé le 07 Sep 2021

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