Par Manfred Gaudois - Bien gérer mon activité

Pour assurer la pérennité de votre activité, la gestion de votre trésorerie est une des clés du succès. Vous devez non seulement identifier et suivre les indicateurs-clés de votre trésorerie, mais surtout être capable d’anticiper vos mouvements comptables pour établir des prévisions à moyen et long terme. Parce qu’en tant que travailleur indépendant, on est bien souvent seul et un peu démuni face à une multitude de chiffres, voici nos conseils pour vous aider à piloter au mieux votre trésorerie.

Les conséquences d’une mauvaise gestion de sa trésorerie

Commençons par évoquer les conséquences d’une mauvaise gestion de la trésorerie et vous comprendrez en un clin d’œil l’importance d’un suivi régulier de vos chiffres !

En cas de mauvaise gestion, la pression qui pèse sur votre activité vous oblige à accepter des missions que vous auriez peut-être refusées en temps normal. Soit parce que vous jugez qu’une mission n’est pas à la hauteur en termes de rémunération, ou, tout simplement, parce qu’elle ne vous intéresse pas. Une bonne gestion de votre trésorerie vous donne la possibilité d’être plus exigeant dans le choix de vos missions : une rémunération juste, une expérience enrichissante, des clients respectueux de votre travail. 

Sans compter qu’une mauvaise gestion de la trésorerie de votre activité aura une influence néfaste sur votre moral. Il est facile de remettre en cause sa légitimité lorsque les choses ne tournent pas comme on le souhaiterait et on peut vite baisser les bras face à ces difficultés. 

Rassurez-vous, bien gérer sa trésorerie est à la portée de tous, dès lors qu’on prend le temps de s’y intéresser.

Comment bien gérer sa trésorerie ?

Votre trésorerie est déterminée par la différence entre vos encaissements et vos décaissements. Elle doit pouvoir être suivie quotidiennement, mais surtout anticipée. La base d’une bonne gestion de sa trésorerie commence par la prise en compte d’indicateurs-clés. Suivre vos chiffres de près et de façon très régulière, vous permettra d’améliorer votre performance en évitant les pertes d’argent et en saisissant les opportunités d’investissements pour développer au mieux votre activité.

Les indicateurs-clés à suivre

Voici les chiffres auxquels vous devriez prêter une attention particulière :

Le BFR ou Besoin en Fonds de Roulement

Il s’agit du décalage entre le moment où vous allez payer vos charges et le moment où les clients vont vous payer. Pour un consultant indépendant, le BFR correspond à la somme que vous avez en réserve pour faire tourner votre activité en attendant de pouvoir encaisser vos créances clients

Cette réserve servira à couvrir les frais que vous devez supporter avant d’être payé par vos clients. Il s’agit d’abord de votre rémunération, de vos dépenses courantes (facture téléphonique, frais liés à la prospection ou la communication, assurance professionnelle, etc.), mais aussi des dépenses à engager lors d’une nouvelle mission : les frais de déplacement, d’hébergement, de restauration ou, par exemple, la location d’une salle si vous dispensez une formation. 

Si vous n’avez pas provisionné suffisamment de fonds de roulement, vous ne pourrez pas faire face à ces dépenses et serez contraint de refuser certaines missions.

Le point mort

Le point mort correspond au chiffre d’affaires que vous devez réaliser pour couvrir l’ensemble de vos charges, y compris votre propre rémunération. Une entreprise qui atteint son point mort sera à l’équilibre et si elle le dépasse, elle fera un bénéfice. Le point mort est, en quelque sorte, l’objectif minimum que vous devez vous fixer.

Les créances clients

L’enjeu est souvent de réduire au maximum les délais de paiement de vos clients. Ces délais varient généralement entre 30 et 60 jours, mais les retards de paiement sont malheureusement une réalité pour beaucoup d’indépendants. Et sachez que certains organismes publics peuvent avoir des délais de paiement encore plus longs ! 

Il serait dommage de devoir renoncer à une mission qui vous intéresse parce que votre trésorerie ne vous permet pas de supporter ces délais. D’où l’importance d’avoir un fonds de roulement suffisant.

Quelles solutions utiliser pour faciliter la gestion de sa trésorerie ?

Plan de trésorerie

Si rien ne vous oblige à réaliser un plan de trésorerie, il semble néanmoins indispensable à la bonne gestion financière de votre activité. Ce plan n’est ni plus ni moins qu’un tableau qui listera l’ensemble de vos encaissements et de vos décaissements. Sur une troisième ligne vous calculerez le solde entre les crédits et les débits, ce qui vous donnera la position de votre trésorerie.

La difficulté est d’estimer le mieux possible les chiffres pour les mois à venir. Vous pouvez opter pour un plan de trésorerie annuel et le décomposer en plan de trésorerie mensuel, voire hebdomadaire, pour un meilleur suivi des encaissements et décaissements de votre entreprise. La plupart des indépendants réalisent leur plan de trésorerie sur un tableau Excel.

Logiciels de trésorerie

Excel est, de loin, l’outil le plus répandu et, s’il est bien maîtrisé, peut être suffisant. Mais il existe également de nombreux de logiciels de gestion de trésorerie. 

Certains proposent des solutions complètes, combinant à la fois outil de comptabilité et outil de gestion. Ils permettent d’avoir à la fois un état des lieux de votre trésorerie à l’instant T et de pouvoir faire des projections sur les mois à venir.

Formation à la gestion de la trésorerie

Suivre une formation à la gestion de la trésorerie destinée aux consultants indépendants est une solution tout à fait envisageable pour bien comprendre les enjeux et vous sentir plus en confiance dans ce domaine. 

Déléguer la gestion de votre trésorerie 

Vous pouvez aussi choisir de sous-traiter tout ou partie de la gestion de votre trésorerie. Dans ce cas, faire appel à un expert-comptable, une société d’affacturage, ou une société de portage salarial, peuvent être des solutions à envisager. 

Héberger ses missions en portage salarial

En faisant héberger vos missions par une société de portage salarial, vous bénéficiez des avantages du statut de salarié et vous vous déchargez de la gestion administrative liée à votre activité. La société de portage se charge du versement de votre rémunération mensuelle, des déclarations et du versement de vos cotisations sociales, de votre facturation, ainsi que de la relance des impayés. De votre côté, vous n’avez qu’à noter le nombre d’heures travaillées dans votre compte consultant et à déclarer vos frais professionnels, si vous en avez. Une gestion vraiment simplifiée qui vous permet de consacrer davantage de temps à votre prospection, votre formation ou à la réalisation de vos missions.

Comment optimiser la gestion de sa trésorerie ?

Suivre les mouvements de votre compte professionnel au jour le jour est indispensable, mais loin d’être suffisant. Une bonne gestion financière s’inscrit dans la durée. 

Vous ne devez pas omettre de tenir compte des prévisions de chiffres d’affaires, des délais de paiement de vos clients, de vos charges et vos différents frais, des projections de financement, etc, et retranscrire le tout dans votre budget de trésorerie. Avoir une vision à long terme, associée à des objectifs clairs, vous aidera à définir votre stratégie et sera source de motivation. 

Votre vision peut être amenée à évoluer en cours d’année, mais c’est elle qui vous donnera la direction à suivre. À partir de cette vue globale de votre trésorerie, vous pourrez vous intéresser aux différentes façons d’optimiser la gestion de votre trésorerie. 

Voici les principaux leviers d’optimisation dont vous disposez.

Prendre le temps de bien estimer son BFR

Une mauvaise estimation du BFR est une erreur fréquente lorsque l’on débute son activité et peut vous conduire, comme on l’a vu précédemment, à accepter des missions que vous auriez préféré refuser en temps normal. 

Une estimation juste, vous permettra d’avoir le fonds de roulement nécessaire à la pratique de votre activité, sans pression.

Le + du portage salarial : il a l’avantage de limiter votre BFR puisqu’en attendant le paiement du client, la société de portage salarial vous verse une provision mensuelle. Ainsi, le fond de roulement est alimenté régulièrement.

Améliorer sa rentabilité

Réduire vos frais généraux, lorsque cela est possible, est une façon efficace d’améliorer votre rentabilité. N’hésitez pas à renégocier régulièrement vos contrats pour tenter de réduire vos dépenses. D’année en année, votre expérience vous permettra également d’arbitrer vos dépenses : certaines sont indispensables, d’autres peuvent sans doute être supprimées. Une adhésion à un réseau d’entrepreneurs qui ne vous a rien apporté, un abonnement à un outil que vous utilisez très peu, etc.

Augmenter vos marges est une autre façon d’amélioration votre rentabilité. Plus le temps passe, plus vous cumulez d’expériences. Vos connaissances et vos compétences s’aiguisent, une augmentation de vos tarifs est donc tout à fait justifiée. 

Prenez également le temps nécessaire pour évaluer la rentabilité d’une mission. Si le temps passé ou la difficulté d’une mission est sous estimée, le décalage entre les prévisions de rentabilité et la réalité s’en ressentira dans votre trésorerie.

Réduire vos créances clients

En suivant régulièrement votre trésorerie, vous vous tenez informé en temps réel de l’état de vos créances. Vous pouvez alors réagir rapidement aux retards de paiement et relancer vos clients afin d’éviter les décalages trop importants. Être payé comptant est idéal, mais est rarement possible. 

Pour réduire vos créances, plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Proposer un escompte commercial en échange d’un paiement comptant
  • Décider d’augmenter vos acomptes
  • Tenter de renégocier les délais de paiement. 
  • Ne pas hésiter à recontacter dans la semaine, les clients qui n’ont pas payé leur facture à l’échéance.

Enfin, renseignez-vous au maximum pour vous assurer de la solvabilité d’un prospect et éviter les mauvaises surprises.

Le + du portage salarial : vous percevez votre salaire chaque mois sans avoir à surveiller vos paiements ni à relancer vos clients. Par ailleurs, les sociétés de portage salarial bénéficient d’un certificat de garantie financière qui permet de couvrir les problèmes de paiement qui pourraient survenir en cas d’impayé client. 

Besoin de financement

N’hésitez pas à solliciter votre banque pour envisager ensemble des solutions financières : ouverture de crédit, solutions d’affacturage ou d’escompte, pour limiter les dépassements et les frais bancaires éventuels. 

En tant que consultant indépendant, les besoins de financement sont plutôt rares, mais dans le cas d’un emprunt, négociez votre prêt bancaire professionnel. 

Placer vos excédents de trésorerie

Si vous en êtes là, c’est que vous êtes sur la bonne voie ! Plutôt que de laisser dormir votre excédent de trésorerie, vous pouvez envisager de le placer.

Tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec les chiffres, et bien gérer sa trésorerie demande une certaine expertise. Vous l’aurez compris, faire appel à une société de portage salarial peut vraiment vous faciliter la vie puisqu’elle servira d’intermédiaire entre vous et le client. 

En devenant salarié porté vous n’avez plus à vous préoccuper de la gestion administrative. Vous percevez chaque mois votre salaire sans vous soucier de votre BFR et vous n’avez pas à courir après les impayés. Si une bonne gestion de votre trésorerie est essentielle pour votre activité, elle l’est aussi pour votre sérénité !

Article rédigé le 23 Juin 2020

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