Par Leila Céline Ramdani - Actualités du portage

« C’est décidé, c’est la rentrée, je garde ma sérénité des vacances, je ne vais plus à 200 à l’heure, j’arrête d’être stressé par tout ce que j’ai à faire ! »

Vous avez peut-être déjà entendu ces mots ? Vous vous sentez concerné ? Moi, j’avoue qu’il m’est arrivé de les penser très fort…

Mots parfois suivis d’autres : « Mais concrètement, je fais comment ? « ,   » Il faut que je sois efficace, je me sens épuisé rien que d’y penser « … Mais alors, concrètement je fais comment ?

Prendre en compte la réalité

Voilà un petit exercice qui peut vous aider à y voir un peu plus clair
Vous pensez : « Je n’ai pas le temps de faire cet exercice  » ou  » Aïe aïe aïe, ça me fait peur… » Reflexe normal mais rassurez-vous, cela ne vous prendra que quelques minutes. Et si vous préférez, vous pouvez vous contenter de le lire, sans le faire, cela vous permettra d’avoir les grandes idées en tête.

Commençons… Savez-vous combien de jour vous travaillez en septembre ? 40 jours ?
40, c’est souvent le nombre de jours qu’il faudrait à un manager/consultant pour faire tout ce qu’il projette de faire en un mois. Or, en septembre, nous ne travaillons pour la plupart d’entre nous que 19 jours !
Voilà déjà le premier hic : la différence entre le nombre de jours utiles pour venir à bout de la quantité de travail que nous avons et la réalité des jours disponibles. Élémentaire, mon cher… oui, mais nous n’avons même plus le temps d’y penser.

Alors, souvenez-vous de cette première astuce : prendre en compte la réalité du temps disponible. Cela permet de limiter l’effet « Je suis débordé, je craque, j’ai trop de choses à faire… ». Un problème fréquent aujourd’hui à l’heure de la « révolution digitale » qui nous a plongé dans un monde où tout va très très très vite, où les injonctions surgissent, le plus souvent non canalisées, et ce 24h/24. Oui, vous savez bien, il s’agit de ce petit appareil qui nous suit partout (à moins que ce ne soit le contraire…) et qui nous permet d’être « hyperconnecté ». Oui, oui, il s’agit bien de notre (voire nos !) Smartphone.

Piloter son temps et décider

Concrètement, à l’heure du « tout plus vite », il s’agit plus que jamais d’être le pilote à bord, que chacun (re)devienne le pilote de son temps. Pour le dire autrement encore, prendre les rênes au maximum et ne pas subir l’accélération mais la piloter. C’est la deuxième astuce pour garder efficacité et sérénité en toute circonstance. Alors, concrètement à quoi allez-vous employer vos 19 jours en septembre ? A vous de décider puisque vous êtes le pilote et que vous prenez en compte la réalité. Décider, c’est votre troisième astuce. Prendre en compte la réalité, piloter, décider. Vous y êtes ?

En septembre, je pilote avec mon sablier !

Votre sable y-est ? Vous avez gardé un souvenir de vos vacances (une photo, un bracelet, un coquillage, etc.) ? Mettez-le devant-vous, ça vous aidera. Et puis, prenez une feuille, un crayon ou votre ordi/tablette/téléphone, en fonction de vos préférences et de là où vous êtes. Si possible, installez-vous en mode « relax » à votre bureau. Oui oui les pieds sur la table, le café, la musique tout ça c’est possible !

Surtout ne cherchez pas l’exhaustivité, ni la perfection, faites le « grosso modo » dans les grandes lignes. Une posture indispensable sur certains dossiers. Rappelez-vous : vous avez 19 jours de disponibles en septembre alors que vous en auriez besoin de 40.
Pour ce petit exercice, mettez un sablier (ou une alarme) à chaque étape. L’idée est de faire ressortir les idées clés, surtout pas de perdre votre temps, évidemment. Avec le sablier, vous savez que vous avez votre temps en main ! C’est vous qui décidez !

Et, faîtes moi confiance, vous serrez ravi du résultat, très utile, même imparfait ! Nous parlerons une autre fois de la confiance à priori, un véritable gain de temps aussi !

Alors, c’est parti :

Etape 1 : je prends en compte la réalité

Lister

  • Lancez votre sablier « 5 minutes ».
     
  • Listez, en mode « brainstorming », tout ce que vous avez à faire en septembre (sans ouvrir à ce stade votre agenda…). C’est votre liste bleue.
    Exemple : finir  dossier recrutement, réunion d’équipe, visite agence, bilan financier, etc.

Votre liste est prête ? Bravo ! Continuez. La suite n’est pas plus compliquée.

Compléter

  • Lancez votre sablier  « 3 minutes ».
     
  • Complétez votre liste bleue si besoin avec ce que vous auriez déjà noté ailleurs (précédentes listes, agenda,…) et que vous auriez omis de noter. Vous pouvez aussi passer cette étape et allez directement à l’étape 2.

Etape 2 : piloter

Évaluer

  • Lancez votre sablier « 5 minutes ».
     
  • Notez le temps en heure que vous pensez devoir passer par tâche écrite dans votre liste bleue (sans trop réfléchir, vous n’avez que quelques minutes, peu importe si c’est très approximatif).Exemple : finir dossier recrutement, 4h.

Là, oui, ça se corse un peu, mais continuez sur votre lancé en mode « grosso-modo », ce sera très bien déjà !

Etape 3 : décider

 

Décider

  • Lancez votre sablier « 3 minutes ».
     
  • Comptez le nombre d’heures totales de votre liste bleue puis, transformez le total en nombre de jours. (NB : le plus souvent, on obtient entre 30 et 40 jours de travail, rassurez-vous, c’est normal comme nous l’avons-vu au début).
     
  • Comptez maintenant le nombre de jours que vous avez en septembre (19 jours ouvrés, mais déduisez d’éventuels jours off, de séminaire, formation etc.). Vous avez désormais tout en main pour décider. N’oubliez pas le sable glisse dans votre sablier, alors vous allez décider très vite. Faites-vous confiance !
     
  • Redéfinissez les tâches de votre liste bleue en fonction de cette réalité et de vos priorités. Et parce que vous êtes prévoyant et que vous savez que des dossiers très très importants peuvent surgir à l’improviste, gardez-vous au moins 2 jours sans rien. Vous organisez donc toutes les tâches de votre liste bleue pour qu’elles tiennent en 17 jours. (19-2=17). Exemple : dossier recrutement, présélection 2 candidats, 2h.

 

Tout ne rentre pas ? Rassurez-vous, c’est normal et fréquent. D’où la nécessité que vous, vous décidiez. Concrètement, y a t-il un dossier que vous pouvez décaler en octobre ? Un autre sur lequel vous pouvez prévoir de passer moins de temps ? Dur dur ? Pensez à l’iPhone. Si les managers d’Apple avaient attendu d’avoir développé l’iPhone 6 pour se lancer sur le marché, ils auraient sans doute fait faillite avant. Ils ont décidé une version 1 d’abord. « Done is better than perfect ». Vous pouvez aussi adopter cette astuce « versionning » pour vos dossiers : faire une version n°1 à 80% (et garder la finalisation à 100% pour ultérieurement).

Parfois, vous travaillez le weekend en mode « urgence » ? Bien sûr, c’est à éviter autant que possible, mais mieux vaut prévoir de travailler exceptionnellement un temps le weekend en le décidant en début de mois, et en choisissant son weekend que de subir cette contrainte arrivé un vendredi soir. Organisez-vous dès maintenant : définissez la tâche à accomplir le weekend, le temps nécessaire, le jour et prévenez votre entourage bien en amont : baby-sitter, conjoint informé… Mais êtes vous vraiment certain qu’il n’y a pas une autre solution ? Avez-vous pensé à déléguer en interne ou en externe par exemple ?

L’idée : ne pas vous laisser surprendre par une masse de travail à la fin du mois, ou la veille d’une dead, line mais anticiper et décider en amont. A vous de choisir en connaissance de temps !

Cet exercice vous a plus ? N’hésitez pas à le partager et à le pratiquer à la journée, à la semaine, selon le même principe.

Bien sûr, je n’ignore pas que ce n’est pas si facile de se confronter à la réalité, mais à toujours se laisser emporter par le flux de ce qu’il y a à faire, le risque de noyade est réel ! Mieux vaut prendre quelques minutes pour étudier le courant et choisir le navire adapté que vous savez piloter ! En plus, vous aurez plus de chance de profitez du paysage… Bon vent ! Bon temps !

Article rédigé par Leïla Céline Ramdani,
Fondatrice de la marque ALLOR
www.allor.fr

Article rédigé le 07 sept 2015

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