Par Johan Sellitto - Bien gérer mon activité

Tout professionnel amené à élaborer et à piloter un projet va généralement mettre au point un plan d’action. Essentiel, ce document lui permet de faire le lien entre l’étape du diagnostic et la phase opérationnelle de la mission. Voici quelques clés pour construire un plan d’action efficace, quelle que soit la nature du projet géré par vos soins !

À quoi sert un plan d’action ?

plan action liste taches

Avant d’entrer véritablement dans le vif du sujet, rappelons brièvement en quoi consiste un plan d’action et pourquoi il est si important de soigner ce document, parfois totalement négligé par des responsables de projets un peu trop pressés de passer à l’étape de la mise oeuvre.

En posant un contexte, des acteurs, des objectifs poursuivis, un budget, une liste de tâches à accomplir dans un délai précis et une méthode pour les réaliser, le plan d’action permet de passer efficacement d’une idée ou d’une intention à sa réalisation effective.

Pour la personne en charge du projet, l’intérêt d’un tel outil est multiple :

  • Formaliser et prioriser les différentes tâches à réaliser
  • Ne pas faire l’impasse sur une étape cruciale
  • Identifier clairement les ressources matérielles, financières et humaines à mobiliser
  • Définir les rôles de chaque collaborateur
  • Planifier précisément la mise en oeuvre de chaque action
  • Pouvoir déterminer d’un simple coup d’oeil l’état d’avancement du projet

Si le plan d’action est fondamental, il est cependant important de ne pas s’appesantir trop longtemps sur son élaboration. D’où l’intérêt de connaître la méthode à appliquer pour le réaliser.

#1 Définir le contexte et les objectifs

objectifs plan action

Le fait d’inscrire le projet dans un contexte précis est indispensable, c’est ce qui va permettre de lui donner du sens. Le but de cet état des lieux est aussi de mettre le doigt sur ce qui ne fonctionne pas dans la situation actuelle. Il peut par exemple s’agir d’une baisse de chiffre d’affaires soudaine, d’un accroissement des départs au sein de l’entreprise, d’une hausse du mécontentement de la clientèle…

Il s’agit également de déterminer les raisons qui expliquent cette situation : une mauvaise communication avec les prestataires, des problèmes de management interne, une baisse de la qualité des produits à cause de machines obsolètes, une transformation des attentes de la cible…

Pour parvenir à résoudre la problématique, il faut bien sûr lister un certain nombre d’objectifs, ainsi que les mesures qui doivent être mises en place pour remplir les objectifs en question.

Pensez également à tenir compte des éventuelles contraintes qui pourraient compromettre ou compliquer leur faisabilité. Il est important de ne rien laisser au hasard !

#2 Cimenter les actions

gestion projet plan action

Les tâches définies ne vont évidemment pas se réaliser toutes seules. À cette étape, pour chaque action, il s’agit de définir :

  • Qui est nommé responsable et quels collaborateurs sont impliqués dans sa réalisation ?
  • Quel est le budget et quels sont les moyens techniques qui y sont consacrés ?
  • Quelle est son échéance ?
  • Quels sont les éventuels risques liés à cette action ?

Pour vous assurer de la réussite d’une tâche de manière objective, il convient par ailleurs de fixer un critère de réussite, qui peut prendre la forme d’un KPI (ou indicateur clé de performance).

#3 Piloter le projet

gestion projet plan action

Le plan d’action doit intégrer une partie consacrée au suivi de l’avancement du projet. En outre, le chef de projet doit pouvoir contrôler les résultats obtenus pour vérifier que ceux-ci sont bien conformes aux objectifs préalablement définis.

Enfin, précisons qu’il est essentiel de communiquer le plan d’action à l’ensemble des personnes concernées par le projet, avant la mise en oeuvre des différentes actions.

Article rédigé le 22 Mar 2018

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